Améliorer la conformité comptable et fiscale grâce au FEC

Aujourd’hui et depuis 2014, le FEC impose des normes strictes, tant en termes de présentation ou de structure que de contenu du fichier. Le FEC présente alors un nouveau défi pour toutes les entreprises et notamment les grands groupes, qui doivent le générer chaque année à l’issue de la clôture des comptes. Mais c’est également une opportunité : en analysant ce fichier régulièrement, il est possible de contrôler la qualité des informations comptables et d’améliorer sa conformité vis-à-vis des normes comptables et fiscales.

Au début des années 2000, l’OCDE recommande l’utilisation d’une norme au niveau européen (SAF-T), pour répondre au besoin de standardisation de la présentation et de l’archivage des données comptables des entreprises auprès des administrations fiscales. Inspiré de cette norme, le Fichier des Écritures Comptables apparaît alors en France. En 2014, la présentation du FEC à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) devient obligatoire lors d’un contrôle fiscal, quelle que soit la méthode de vérification choisie : vérification de comptabilité (contrôle sur place) ou examen de comptabilité (contrôle à distance).

Le FEC : une base d’audit pour l’administration

Pour être en mesure de contrôler ces millions de données désormais à sa disposition, l’administration fiscale s’est progressivement dotée d’outils d’analyse adaptés.

Ces technologies lui permettent dans un premier temps de mieux cibler ses contrôles. La Mission Requête et Valorisation de la DGFiP recrute pour cela des data-scientists depuis 2014. Ils utilisent l’Intelligence Artificielle (à travers notamment le deep learning qui entraîne les algorithmes à repérer des modèles de fraude et à en construire de nouveaux) et le Data-Mining pour améliorer la détection de dossiers suspects, et optimiser la programmation des contrôles fiscaux.

Grâce au FEC, les vérificateurs disposent désormais de l’ensemble des données comptables de l’entreprise à contrôler. Le FEC étant un fichier standardisé, qui doit respecter les normes édictées à l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales, l’administration fiscale dispose alors de données homogènes, structurées. Cette standardisation de la donnée facilite les contrôles fiscaux. Afin d’exploiter au mieux cette nouvelle source d’information, Bercy a développé ses propres algorithmes de data-mining. Cela passe notamment par le biais du logiciel Alto 2, qui donne aux contrôleurs la possibilité de trier, filtrer, effectuer des classements et des calculs sur l’ensemble des données du FEC et de lancer des requêtes spécifiques dans le fichier.

Utiliser le data-mining pour contrôler la qualité comptable

Face à cette informatisation des contrôles, les entreprises ne se retrouvent pas pour autant démunies.

Les éditeurs ont développé de nombreux outils de data-mining, aidant les directions comptables et fiscales à analyser en profondeur leur FEC. Ce type d’analyse permet notamment d’évaluer et de maîtriser le risque auquel elles s’exposent en cas de contrôle fiscal. En effet, en détectant en amont les anomalies qui peuvent se trouver dans sa comptabilité, l’entreprise a l’opportunité de les corriger si les écritures ne sont pas encore validées, ou a minima de les documenter dans la notice explicative accompagnant le FEC.

Les tests développés par les éditeurs logiciels proposent des analyses allant de la simple conformité du fichier face aux obligations édictées à l’article A47 A-1, afin de s’assurer qu’il ne sera pas rejeté d’office par l’administration, à des contrôles portant sur la qualité comptable, le risque fiscal et le risque de fraude, le contrôle interne. Par exemple, la solution en ligne ComptaSecure contrôle la régularité des libellés et numéros de comptes utilisés dans la comptabilité, ainsi que leur appartenance au Plan Comptable Général (les normes IFRS ou US-GAAP étant irrecevables). La plateforme propose également des tests qui vérifient, par analyse statistique et type de compte, le taux de TVA utilisé sur chaque écriture ; ou la déductibilité de la TVA en fonction des règles fiscales à appliquer (facture d’hôtellerie, écritures d’abandon de créance, avoirs clients…). Autant d’analyses qui permettent aux directions des grands groupes de vérifier leur conformité aux normes fiscales.

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Améliorer la conformité et les processus internes

Au-delà du cadre légal du contrôle fiscal, il est certain qu’un contrôle automatisé régulier du FEC ne présente que des avantages pour les directions comptables et fiscales qui souhaitent porter un diagnostic sur leurs processus internes.

Réaliser une analyse exhaustive de la comptabilité permet de détecter automatiquement les pistes d’anomalies, et notamment les erreurs qui reviennent de manière récurrente. Ces dernières sont généralement signe de dysfonctionnements internes : mauvais paramétrage de l’ERP, interprétation erronée d’une règle fiscale, code TVA mal attribué à un fournisseur ou à une nature de charge… Les repérer donne alors la possibilité d’investiguer sur l’origine de ces anomalies, et ainsi corriger les défaillances qui existent au sein des processus internes.

Des anomalies dans la comptabilité fournisseurs peuvent également causer des pertes de cash, qui dépassent parfois aisément le million d’euros chez certains grands groupes. Avec l’intégralité de leurs écritures comptables centralisées dans un seul et même fichier, les directions comptables et fiscales peuvent détecter les éventuels manques à gagner dans la trésorerie, comme les doubles paiements fournisseurs ou la TVA déductible oubliée. Auditer le Fichier des Écritures Comptables permet alors de repérer ces anomalies, récupérer du cash et ainsi améliorer le P&L et la trésorerie.

L’analyse du FEC étendue à la lutte anticorruption

Plus récemment, le contrôle du FEC s’est étendu à la lutte anticorruption, plus particulièrement dans l’optique de répondre aux dispositions de la loi Sapin II qui renforcent le rôle de l’entreprise et du dirigeant en matière de prévention et de détection des fraudes. Cartographie des risques, mise en place de procédures d’évaluation des partenaires commerciaux et de procédures de contrôle comptable… Ces nouveautés législatives impactent conjointement la direction fiscale, la direction comptable et la direction des achats.

En partant du FEC, il est possible de réaliser un audit des procédures de contrôle comptable pour vérifier la mise en œuvre des mesures anticorruption en interne. Il permet également de déceler et traiter les manquements en amont des contrôles, tant pour limiter le risque de redressement et d’amende (par l’Agence Française Anticorruption) que pour préserver l’image de marque. Des audits réguliers peuvent ainsi être mis en œuvre à partir des FEC y compris dans les sociétés appartenant à des groupes internationaux, concernés par la loi Sapin II lorsque leur maison mère se situe en France avec un chiffre d’affaires consolidé de plus de 100 millions d’euros, et un effectif supérieur à 500 salariés.

Il est presque certain, selon les experts, que l’obligation de fournir un FEC à l’administration fiscale va aller en grandissant, bien au-delà du cadre actuel du contrôle fiscal. La remise du FEC pourrait, à terme, se systématiser avec le dépôt de la déclaration de TVA, et ainsi devenir trimestrielle ou mensuelle selon le régime fiscal de la société. Celle-ci aura alors matière à auditer en continu ses FEC, avec en ligne de mire une conformité éprouvée pour l’ensemble de ses processus comptables et fiscaux.