Analyser le FEC pour contrôler la Piste d’Audit Fiable

Le mouvement de dématérialisation des factures s’est accompagné pour les entreprises d’une nouvelle obligation. Elles doivent, depuis 2014, mettre en place une Piste d’Audit Fiable : un ensemble de processus et de contrôles documentés pour garantir la fiabilité de leurs factures. Elles s’exposent sinon à des sanctions fiscales. Cette obligation et ce risque doivent leur être rappelés par leur expert-comptable. Partenaires des entreprises, les professionnels du chiffre ont un rôle de conseil à jouer autour de la PAF, et peuvent – entre autres – s’appuyer sur l’analyse des FEC pour cela.

Nouvelle obligation introduite en 2014, la mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) s’impose aux entreprises, quelle que soit leur taille, du moment qu’elles utilisent des factures papier ou des factures numériques qui ne sont pas signées électroniquement ni transmises par Echange de Données Informatisé (EDI).

En 2018, après une période de tolérance, l’administration fiscale a précisé au Bofip ses attentes sur le sujet. Désormais, la documentation PAF des entreprises est presque systématiquement demandée et vérifiée lors des contrôles fiscaux. Elle constitue dès lors un enjeu de conformité réglementaire pour les entreprises et pour les cabinets d’expertise comptable qui les accompagnent.

La PAF : une obligation à géométrie variable

L’introduction de la PAF s’inscrit dans un contexte de dématérialisation. En France, elle naît de la transposition de la directive européenne 2010/45/UE qui vise à encourager l’utilisation de la facture électronique. A partir du 1^er janvier 2014, les entreprises peuvent non seulement utiliser des factures EDI ou sécurisées par le biais d’une signature électronique qualifiée, mais aussi des factures électroniques « simples », à condition d’établir pour celles-ci une piste d’audit fiable. Cette obligation s’impose également pour les factures au format papier.

Il s’agit d’un verrou imposé par l’administration fiscale pour assurer la fiabilité des factures échangées entre entreprises. Afin d’en établir la valeur probante, la PAF doit ainsi garantir le respect de trois critères :

• L’authenticité de l’origine de la facture,
• L’intégrité de son contenu,
• Sa lisibilité dans le temps, par le biais de moyens de conservation et d’archivage adaptés.

Mais sa mise en place pose des difficultés, car il n’existe pas de description précise de la manière de procéder pour atteindre ces objectifs. Chaque entreprise fixe elle-même les modalités de sa PAF, en fonction de la complexité de ses processus. L’entreprise doit en tout cas pouvoir documenter ses opérations d’achat et de vente en retraçant toutes leurs étapes (du bon de commande jusqu’à l’archivage des factures) de manière à pouvoir reconstituer le cycle de vie de chaque transaction. La PAF suppose également de mettre en place des contrôles documentés et permanents afin de garantir le lien entre la commande, la livraison, la facture reçue et son paiement.

Un rôle d’information et d’alerte pour les cabinets

La mise en place d’une PAF relève de la responsabilité de l’entreprise. L’enjeu est d’ampleur puisque faute de pouvoir documenter sa PAF et d’en garantir la fiabilité, elle s’expose à des sanctions fiscales. La déductibilité de la TVA peut notamment être remise en cause.

Les experts-comptables ont un rôle de conseil sur de nombreux sujets auprès de leurs clients, et la piste d’audit fiable entre logiquement dans ce périmètre. Même s’ils n’ont pas la main sur l’ensemble des processus concernés, les cabinets peuvent éclairer et accompagner les entreprises dans la construction et le contrôle de leur PAF.

Surtout, ils ont un devoir d’alerte auprès de leurs clients. Les experts-comptables se doivent de les informer des obligations qui leur incombent ainsi que des risques encourus en cas de PAF défaillante. Les professionnels du chiffre peuvent dans ce cadre proposer des contrôles afin de challenger la fiabilité de leur piste d’audit fiable.

→ Découvrez notre article "Cadrage et contrôles de TVA : que permettent les analyses ComptaSecure ?"

Analyser le FEC pour évaluer la Piste d'Audit Fiable

Les experts-comptables sont en mesure d’utiliser le Fichier des Écritures Comptables (FEC) de leurs clients pour vérifier l’efficacité des actions, processus et contrôles mis en place par l’entreprise pour établir leur PAF. Des solutions d’analyse du FEC réalisent des tests pour identifier des anomalies qui peuvent témoigner de failles dans ce dispositif.

Dans le cadre de la piste d’audit fiable, le FEC peut notamment être utilisé pour contrôler :

• Le respect de la séquentialité des factures de vente,
• L’unicité du libellé de tiers pour chaque numéro de compte tiers,
• L’absence de doubles paiements, dus par exemple à des erreurs de numérisation, de comptabilisation ou d’imputation de factures,
• La cohérence entre la date de la facture et la date de validation de cette même facture.

Ce ne sont que des exemples, car l’intégralité des écritures comptables d’un exercice étant présente dans le FEC, son analyse offre de multiples possibilités. Dans la solution ComptaSecure, les tests pertinents pour le contrôle de la PAF sont identifiés pour être retrouvés rapidement par l’utilisateur.

L’analyse du Fichier des Écritures Comptables en elle-même peut également être considérée comme l’un des éléments qui permet de justifier la PAF. En institutionnalisant le diagnostic de son FEC, l’entreprise témoigne de sa volonté de contrôler la fiabilité de ses processus. Le compte-rendu obtenu lui fournit en outre un moyen de documenter ces contrôles, de les formaliser et ainsi les rendre accessibles à l’administration fiscale en cas de contrôle. L’expert-comptable peut, dans cet esprit, proposer à ses clients de réaliser ces vérifications chaque année.

Alors que la loi de finances pour 2020 prévoit la généralisation de l’usage de la facture électronique, la nécessité de sécuriser sa PAF devient de plus en plus décisive pour les entreprises. En parallèle, cette dématérialisation est synonyme de gain de productivité pour les cabinets d’expertise comptable. En tant que conseiller privilégié de l’entreprise, l’expert-comptable a une grande influence auprès de ses clients pour les accompagner dans cette évolution.