Les anomalies fréquemment identifiées dans le FEC

Manquements aux normes de format définies pour le FEC, défaut de qualité comptable, incohérences pouvant entraîner un risque fiscal pour l’entreprise, identification de potentiels montants à récupérer… Le fichier des écritures comptables peut contenir différents types d’anomalies. Sa structure normalisée permet d’en automatiser le contrôle grâce à des algorithmes de data-mining et d’intelligence artificielle. Nous avons mené l’enquête à partir d’un échantillon de 10 700 FEC analysés par ComptaSecure, pour mettre en évidence les erreurs et points d’attention les plus fréquemment retrouvés.

Prenez une petite, une moyenne ou une grande entreprise. Que sa comptabilité soit gérée en interne ou non, quel que soit son secteur d’activité ou son ERP, son fichier des écritures comptables (FEC) comporte très probablement des anomalies.

Les identifier est un enjeu clef pour améliorer le processus de production du FEC et les processus comptables en général, pour maîtriser son risque fiscal mais aussi pour être en mesure de récupérer des montants perdus dans sa comptabilité. Avec ses analyses en libre-service, la solution ComptaSecure permet aux entreprises de toute taille et aux cabinets d’expertise-comptable d’auditer le FEC de manière exhaustive sur de nombreux aspects. Elle repose sur une technologie propriétaire développée depuis 2008 et dont les algorithmes, améliorés en permanence, rendent possible une analyse approfondie et pertinente de grands volumes de données.

La présence d’irrégularités dans les écritures comptables est constatée depuis longtemps par nos équipes. Désormais, nous sommes en mesure de rendre compte de cette réalité, chiffres à l’appui. Notre Data Analyst, Kikala Traoré, a étudié les résultats des analyses menées sur plus de 10 700 FEC ces quatre dernières années. Son travail a permis de déterminer les anomalies les plus couramment identifiées, qu’il s’agisse d’erreurs avérées ou d’avertissements signalés par le logiciel, nécessitant une interprétation de la part du professionnel du chiffre.

Des anomalies de conformité encore assez fréquentes

Bien que la norme à laquelle le FEC doit répondre, définie à l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales, soit connue depuis 2014, force est de constater que de nombreux fichiers présentent encore des erreurs en la matière.

Ainsi, près d’un quart des FEC analysés font ressortir une erreur concernant l’existence, l’ordre ou le nom des champs exigés par l'Administration fiscale. En outre, 16% des FEC présentent une anomalie concernant les écritures d’à-nouveaux, qui doivent normalement apparaître dans le fichier et correspondre aux premières lignes.

Aisément contrôlés grâce à l’analyse Conformité proposée par ComptaSecure, le format et le contenu du FEC méritent considération. Ils peuvent mettre en cause la recevabilité du fichier par l’Administration fiscale, avec à la clef une amende pour défaut de présentation d’un FEC conforme et une potentielle majoration des droits mis à la charge de l’entreprise à l’issu du contrôle.

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Des problèmes récurrents relatifs à la qualité des données comptables et au risque fiscal

Plus encore que le format du FEC, le contenu des écritures comporte fréquemment des points à contrôler, pouvant révéler un problème de qualité comptable. 21% des comptabilités font apparaître l’utilisation d’un même compte tiers pour des libellés tiers différents ou d’un même libellé tiers pour différents comptes, une situation méritant d’être investiguée.

Plus de la moitié des fichiers analysés contiennent une ou plusieurs anomalies synonymes de risque fiscal pour l’entreprise. Des ruptures de séquence dans les numéros de factures clients sont notamment régulièrement identifiées. Ce type d’incohérence fait d’ailleurs partie des aspects à investiguer lors de la réalisation d’un Examen de Conformité Fiscale (ECF). Des indices ou des preuves d’une TVA trop-déduite sont également repérés dans pas moins de 55% des fichiers ! Dans plus de 9 cas sur 10, les FEC analysés contiennent dans les libellés d’écritures ou les pièces de référence des mots-clefs pouvant susciter des questions de contrôle interne – 38% des fichiers contiennent le mot « erreur » – ou attirer l’attention du vérificateur en cas de contrôle fiscal – « champagne » ou « vacances » par exemple.

De plus, les algorithmes relèvent des retards de paiement aux fournisseurs dans 68% des FEC, soit des factures réglées à plus de soixante jours après leur émission. Le non-respect des délais de règlement sera d’autant plus contrôlé à la mise en place de l’e-reporting des données de paiement et peut être sanctionné par des amendes en cas de contrôle de la DGCCRF.

Grâce à l’analyse Diagnostic de ComptaSecure, il est possible d’effectuer un audit préventif des données comptables et fiscales, et de découvrir l’ensemble des points qui pourraient alerter l’Administration.

Des erreurs synonymes de sommes à récupérer

L’audit des données d’un FEC permet également d’identifier de potentiels montants perdus qu’il est possible de récupérer. C’est l’objectif de l’analyse Cash de ComptaSecure. En la matière, repérer des indices de sommes à récupérer est bien plus la règle que l’exception.

En effet, pour 85% des FEC analysés, la solution a repéré au moins une facture fournisseur avec de la TVA déductible potentiellement omise. De même, près du tiers des fichiers laissent entrevoir de potentiels doubles paiements de factures fournisseurs. Confusion dans les références des factures par les OCR, fournisseur unique doté de plusieurs entrées dans la base de l’entreprise… ces trop-payés ont des origines multiples. ComptaSecure repère les factures concernées, qui échappent aux outils et processus de contrôle habituels. Du cash facilement récupérable, « perdu » dans la comptabilité de l’entreprise, cela n’a donc rien d’exceptionnel.

La data-science comme outil d’amélioration continue

Les données obtenues par le Data Analyst de ComptaSecure le montrent : votre FEC présente de manière quasi certaine des anomalies. Ces résultats illustrent l’intérêt de contrôler son fichier régulièrement. En particulier, soumettre vos FEC à un diagnostic préventif et ainsi découvrir les points qui peuvent attirer l'attention du vérificateur est la meilleure stratégie à adopter pour être à armes égales face à l'Administration.

Les analyses proposées par ComptaSecure permettent aux entreprises et professionnels du chiffre de réaliser ce contrôle en s’adaptant à leurs besoins, qu’il s’agisse de vérifier la conformité de leur fichier, d’automatiser une partie de l’ECF, de se préparer à l’éventualité d’un contrôle fiscal ou encore de récupérer du cash. Développée grâce à l’expertise des équipes ComptaSecure, des spécialistes constamment à l’écoute de leurs clients, et aux innovations technologiques ayant permis d’automatiser les analyses, la solution est amenée à évoluer grâce aux apports de la data-science. « Grâce à l’analyse descriptive et diagnostique des données, nous pouvons nourrir un cycle d’amélioration continue du logiciel », assure Kikala Traoré, le Data Analyst de ComptaSecure. Une manière de répondre toujours mieux aux besoins des utilisateurs.