Parce qu’ils sont liés à des opérations à fort risque fiscal, certains mots suspects attirent immédiatement l’attention des vérificateurs lors des contrôles. Les technologies dont ils disposent désormais leur permettent de les identifier en un rien de temps. Pour se préparer, être en mesure de les repérer soi-même est donc un véritable atout. Cela est également utile dans une démarche de contrôle interne ou pour aiguiller les recherches au cours d’un audit.
La comptabilité n’est pas qu’affaire de chiffres. Elle utilise aussi des mots. Ces termes, techniques ou non, choisis avec soin ou par simple habitude, ne sont pas anodins. Ils peuvent fournir des informations importantes sur vos écritures, notamment aux agents de la DGFiP.
Depuis plusieurs années, le contrôle fiscal s’est largement transformé et informatisé. Bercy a désormais recours aux technologies de l’intelligence artificielle et du data-mining. Selon le dernier rapport d’activité du Centre des Finances Publiques, les méthodes d’analyse des données ont ainsi été à l’origine de la programmation de 22% des contrôles fiscaux en 2019. Ce chiffre atteint 35% en 2020.
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Ces techniques sont aussi utilisées dans le cadre des opérations de contrôle elles-mêmes. Avec le fichier des écritures comptables (FEC), instauré depuis 2014, l’administration fiscale dispose de la comptabilité des entreprises sous un format standardisé tant par sa structure que par sa forme. Son logiciel Alto 2 lui permet d’effectuer des analyses statistiques sur le contenu de ce fichier, mais aussi de les croiser avec d’autres bases de données. Les algorithmes des vérificateurs détectent donc l’intégralité des indices risquant de mener à des anomalies. Parmi les éléments suspects recherchés, certains libellés présents dans la comptabilité pourraient susciter des interrogations. Aujourd’hui, la DGFiP a les moyens technologiques de les remarquer en quelques instants.
De même, certains termes peuvent également être susceptibles d’alerter les personnes chargées du contrôle interne et de les mettre sur la piste d’incohérences. Les commissaires aux comptes aussi ont l’habitude de prêter particulièrement attention à différents mots-clés. Ils vont notamment vérifier ce qu’il y a derrière la mention de termes qui relèvent du champ lexical de l’erreur ou de la fraude (« problème », « anormal », « dissimulé », « à corriger », « à supprimer », etc.). De même, ils s’assurent que l’entreprise dispose bien d’une explication lorsque des expressions du type « pièce manquante » ou « non disponible » apparaissent dans les libellés.
Si les agents de l’administration recherchent des termes en particulier, c’est parce qu’ils sont récurrents dans des opérations potentiellement sujettes à des questionnements, voire à un redressement.
Le terme « cadeau » par exemple, revenait fréquemment dans la comptabilité d’un entrepreneur qui avait l’habitude de faire des présents à de potentiels clients en vue de décrocher des marchés. Ces nombreuses occurrences ont poussé les vérificateurs à s’attarder sur ces opérations. Offrir des cadeaux n’est pas interdit. Mais sur le plan comptable et fiscal, des règles doivent être respectées. La TVA est ainsi récupérable uniquement si le prix du cadeau ne dépasse pas 69€ TTC par an et par bénéficiaire. Cet usage ne correspondant pas aux conditions d’une gestion commerciale normale, l’entrepreneur a donc écopé d’un redressement qui s’est conclu par une réintégration de l’ensemble de ces charges dans le bénéfice imposable.
De même, l’expression « management fees » a tendance à alerter les agents qui peuvent y voir un risque de transfert de bénéfice. Il s’agit de sommes versées entre deux sociétés appartenant à un même groupe en contrepartie de prestations administratives ou juridiques par exemple. Les factures de management fees constituent une charge déductible pour la société qui les règle mais à des conditions très strictes, que les agents de la DGFiP ne manquent pas de vérifier. Il est alors conseillé de bien examiner les conditions de facturation entre filiales avant de les qualifier systématiquement de management fees.
Plus simplement, le mot « restaurant » n’est évidemment pas en soi l’indicateur d’une fraude mais il peut devenir suspect s’il revient régulièrement le dimanche avec, sur la facture justificative, la mention d’un menu enfant par exemple.
Face aux nouvelles techniques de l’administration, l’idée n’est pas de s’interdire l’usage de certains mots-clés. Mais il faut avoir conscience qu’ils peuvent susciter des interrogations lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit (interne comme externe). Pouvoir les identifier au préalable, c’est se donner l’opportunité de corriger sa comptabilité lorsque les écritures concernées n’ont pas encore été validées, de préparer des explications et de repérer des pistes d’amélioration, voire des fraudes.
Afin de répondre à ces besoins, ComptaSecure propose deux tests spécifiques. Ils permettent de confronter les libellés des écritures et les références des pièces justificatives de l’ensemble du FEC à une liste d’environ 200 mots-clés.
L’un se base sur une série d’expressions susceptibles d’attirer l’attention de l’administration fiscale, telles que « pénalités » ou « management fees », mais aussi des termes liés à des dépenses somptuaires comme « chasse » ou « yacht ».
Le second test, dédié au contrôle interne et à l’audit, relève de son côté les occurrences de mots révélateurs de failles dans la qualité comptable, comme « annulation », et des indices de fraude ou d’anomalie, par exemple « incohérent » ou « caché ».
Evidemment des libellés d’écriture suspects dans certains secteurs d’activité ne le sont pas dans d’autres. Mais en dévoilant automatiquement l’ensemble de leurs occurrences, ces tests facilitent l’analyse des risques.
Ces différents mots clés sont le fruit de concertations auprès de fiscalistes et d’auditeurs mais nos équipes ont à cœur de continuer à les faire évoluer. Vous pouvez y contribuer en nous transmettant vos idées.