Depuis 2014, l’obligation qui incombe aux entreprises de présenter leurs Fichiers des Écritures Comptables (FEC) lors d’un contrôle fiscal renouvelle les missions des experts-comptables qui les accompagnent. Le brouillard comptable permet de générer et ainsi analyser des FEC provisoires, pour réduire le risque du cabinet.
Production, analyse, archivage, aide à la rédaction d’une notice… sont autant de tâches, mais surtout de responsabilités supplémentaires que la lettre de mission du professionnel peut désormais inclure. Dans ces conditions, pour optimiser les processus et limiter les risques d’erreur et de sanction de la part de l’administration, il est tout à fait judicieux pour l’expert-comptable d’utiliser le brouillard comptable dans le cadre de l’extraction du FEC.
La comptabilité française est régie par la notion d’image fidèle : le principe d’intangibilité des écritures comptables empêche leur altération après qu’elles ont été validées. Pour éviter la lourdeur du processus de correction par contre-passation, et la surcharge des comptes de régularisation, la majorité des logiciels de comptabilité sont équipés d’une fonction de « brouillon », appelée brouillard comptable. Il s’agit en fait d’une fonction de pré-enregistrement, qui permet d’effectuer des modifications sur la saisie avant la validation définitive des écritures.
Cette fonction constitue une méthode de travail efficace et fonctionnelle, notamment pour les cabinets d’expertise comptable. Cela permet au collaborateur en charge de la production comptable de saisir provisoirement les écritures de tous les dossiers sur une période donnée, puis de procéder aux validations de manière ponctuelle (généralement mensuellement ou trimestriellement, selon les pratiques du cabinet).
Avant de valider définitivement les écritures saisies, il est possible – et même recommandé – de les extraire au format FEC. Ces FEC dits provisoires permettent une pré-analyse des données.
Dans le contexte actuel d’automatisation de la production comptable, la mise en place de nouveaux outils supprime une partie des contrôles humains. Si l’automatisation a sans aucun doute ses bénéfices sur la productivité du cabinet, elle ne réduit pas le risque d'anomalies. Là où auparavant le cabinet faisait face à des erreurs de saisies humaines, il se heurte désormais à des erreurs de paramétrage, de reconnaissance de caractères, de lecture d’une facture atypique…
Contrôler régulièrement la cohérence des écritures saisies en analysant ces FEC intermédiaires à travers un outil adapté devient alors essentiel pour maintenir la qualité comptable au sein du cabinet. Effectuer une simulation, mensuelle ou trimestrielle, des analyses que pourraient mener la DGFiP permet ainsi d’identifier les erreurs et les zones de questionnements potentiels du vérificateur. On peut retrouver par exemple une inversion des montants HT et TVA saisis, ou un taux de TVA inhabituel.
Analyser ces écritures provisoires au fil de l’eau permet également un processus de correction allégé lors de la période de clôture, particulièrement intense pour le cabinet : les anomalies qui ont été traitées au cours de l’année ne seront plus à gérer lors de la clôture annuelle.
De plus, l’expert-comptable en tenue de comptabilité est en charge de produire le FEC, car c’est un document fiscal obligatoire issu de ses travaux. Ainsi, il peut également être tenu responsable de sa non-conformité en cas d’anomalies identifiées par l’administration fiscale. Au-delà du risque financier, cela pourrait altérer l’image du cabinet et entraîner une perte de clientèle.
Depuis Février 2023, lorsque vous importez un FEC présentant des écritures sans numéro (champ « EcritureNum » vide) dans ComptaSecure, la solution reconstitue les numéros d'écritures. Cette fonctionnalité inédite fait sauter un verrou technique et permet donc de continuer l'analyse d'un FEC non définitif.
La plupart des logiciels permettent à la fois de saisir les écritures de manière temporaire et de produire des FEC en amont de la validation. Rappelons toutefois qu’à la clôture de l’exercice, la date de validation des écritures doit toujours apparaître dans le FEC définitif. Cette information se retrouve dans la colonne « ValidDate » du fichier.
De plus, les écritures qui justifient une déclaration fiscale doivent avoir été validées. Ainsi pour les clients ayant l’obligation de valider leurs écritures au moment de la déclaration périodique de TVA, la validation du brouillard devra donc se faire avant l’envoi de la CA3.