Le FEC : quel outil d'analyse pour quels objectifs ?

De nombreuses solutions d'analyse des fichiers des écritures comptables (FEC) existent sur le marché. Pourtant, elles ne répondent pas toutes aux mêmes objectifs, et sont loin de comporter des fonctionnalités identiques.

Comment s'y retrouver et déterminer la solution qui correspond réellement aux besoins du cabinet d'expertise comptable ?

Le fichier des écritures comptables est un document dématérialisé devant être produit par les entreprises relevant de l'impôt sur les sociétés ou de l'impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA, soumises à une obligation de présentation de documents comptables, et tenant leur comptabilité de façon informatisée. En cas de contrôle de l'administration fiscale, elles doivent être en mesure de présenter ce fichier, normé, qui peut contenir jusqu'à 18 informations distinctes par ligne d'écriture.

L'absence de présentation d'un FEC ou la remise d'un FEC non conforme entraîne l'application d'une amende égale à 5 000€ ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10% des droits.

Par ailleurs, le caractère standardisé du FEC facilite le travail de l'administration fiscale. Grâce à des outils d'analyse, elle détecte plus rapidement les anomalies, réalisant des contrôles de plus en plus automatisés.

L'expert-comptable a donc un rôle important à jouer, en analysant en amont le fichier produit par l'entreprise, pour relever d'éventuelles anomalies et proposer leur correction. Mais l'analyse des fichiers des écritures comptables ne se résume pas à des enjeux de conformité, formelle, fiscale ou comptable. Bien utilisé, le FEC permet en effet de générer des gains de productivité, voire de suggérer de nouvelles opportunités de missions.

Contrôle de conformité, audit des risques, ou détection d'opportunités ?

Tous les outils d'analyse du fichier des écritures comptables ne poursuivent pas le même objectif. Certains se contentent de se prononcer sur la conformité technique du FEC au regard du cahier des charges de l'administration fiscale. D'autres proposent une gamme étendue de diagnostics :

• Audit de la qualité comptable du dossier ;
• Analyse des risques fiscaux éventuels ;
• Revue des risques de fraude ;
• Détection d'opportunités de nouvelles missions.

La première question à se poser avant de choisir un outil d'analyse des FEC est donc celle des bénéfices attendus.

Le choix de la solution d'analyse du FEC doit s'inscrire dans la stratégie data du cabinet

Les outils d'analyse des FEC peuvent être utilisés de façon très ponctuelle, dans le cadre d'une mission d'audit par exemple.

Mais l'analyse de la qualité des datas produites par le cabinet, et donc des FEC, peut aussi s'inscrire dans une stratégie d'ensemble, accompagnant la transformation progressive des opérateurs de saisie comptable en data controllers « au cœur des flux ».

Dans cet objectif, les solutions d'analyse du FEC deviennent des outils opérationnels de contrôle de la qualité, parfaitement adaptés à la « pré-révision » des dossiers. A condition toutefois que l'outil d'analyse inclut :

• Des points de contrôles avancés, au-delà de la simple conformité technique du fichier : ruptures de séquence, cohérence entre le journal mouvementé et le type d'écriture, respect du plan comptable général, utilisation d'un compte unique pour un même libellé, cohérence des taux de TVA utilisés, etc. ;
• Des fonctionnalités adaptées, comme l'importation en masse des fichiers ou le travail collaboratif (voir le dernier point de cet article).

Pertinence de l'algorithme et puissance de calcul

Tous les algorithmes d'audit des FEC disponibles sur le marché ne se valent pas. Pourtant, un haut degré de pertinence permet de faire gagner un temps précieux à l'utilisateur, en ne générant pas de faux-positifs, et en ne laissant aucune anomalie de côté.

La puissance de l'outil est un autre critère important, le temps de traitement des FEC pouvant être extrêmement variable selon la solution, le volume et le nombre de fichiers.

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L'interface doit permettre l'industrialisation de l'analyse et le travail collaboratif 

L'analyse des FEC ne doit pas être vécue comme une contrainte supplémentaire par les collaborateurs. Elle doit au contraire leur permettre de gagner du temps en automatisant des vérifications et en s'adaptant à leurs habitudes de travail. Quels sont les principaux points à vérifier en termes d'interface utilisateur et d'expérience ?

• L'outil d'analyse du FEC propose-t-il une version full web, permettant de stocker les fichiers et analyses, d'y accéder en mobilité, mais aussi de bénéficier de mises à jour permanentes ?
• Est-il possible d'importer des fichiers en masse, pour constituer une véritable « bibliothèque de FEC » du cabinet ?
• La solution lie-t-elle les écritures problématiques au rapport d'analyse, facilitant l'investigation et le traitement des anomalies détectées ?
• Des fonctionnalités de travail collaboratif sont-elles prévues (gestion des droits d'accès par collaborateur, annotations et commentaires, etc.) ?

Ne pas négliger le format de restitution de l'analyse

Les solutions d'analyse des FEC permettent de mettre en évidence des anomalies, mais offrent aussi des opportunités pour le cabinet et son client. Dans les deux cas, l'expert-comptable peut valoriser son analyse en proposant à son client un rapport détaillé. De cette façon, il remplit son devoir de conseil et met en évidence les opportunités de missions supplémentaires.

Une attention particulière doit donc être portée au format de restitution proposé :

• Un rapport est-il généré ? (cela peut sembler surprenant mais toutes les solutions ne proposent pas cette fonctionnalité)
• Quel est son format ? PDF ? Word modifiable, permettant l'ajout de commentaires de l'expert-comptable ?
• Est-il exportable en marque blanche, laissant la possibilité de personnaliser le rapport aux couleurs du cabinet ?
• Est-il possible de fusionner l'analyse de plusieurs FEC dans un même rapport ?