Les fondamentaux pour respecter les normes du FEC

Depuis 2014, en cas de contrôle fiscal, toutes les entreprises sont tenues de remettre à l'administration leur Fichier des Écritures Comptables, dont les normes sont définies dans l'article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales. Par conséquent, l’expert-comptable est directement impliqué dans la création de ce fichier, le respect des normes en vigueur et la vérification de la conformité du FEC.

Il y a quelques années, l’inspecteur des finances publiques Nicolas Doremus pointait « une dégradation de la qualité comptable des FEC », avec une hausse des anomalies et une recrudescence des retards. Or, si l’administration fiscale s’est montrée tolérante les premières années après la mise en place du FEC, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Dans le cadre de leurs missions de tenue de comptabilité, les experts-comptables sont directement concernés par le respect des normes du FEC. Voici un rappel des exigences et des sanctions encourues concernant la conformité du Fichier des Écritures Comptables, en vertu de l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales.

La structure du FEC : format, encodage et nommage

Les premières normes à respecter sont celles portant sur la structure du fichier FEC. Il s’agit d’un fichier texte (.txt), qui doit être organisé en lignes et en colonnes ; ces dernières devant être séparées par un caractère tabulation ou pipe. Les colonnes doivent respecter exactement l’ordre et les intitulés imposés par l’administration. Ces critères techniques ont leur importance car, s’ils ne sont pas respectés, ils peuvent remettre en cause la lisibilité du fichier par le logiciel Alto 2 de l’administration. Le logiciel de la DGFiP ne pourra prendre en compte un point-virgule comme séparateur de colonnes. Il en est de même pour les FEC qui adopteraient un format à l’anglo-saxonne : un nombre avec un point entre les milliers ou des dates avec jours et mois inversés. Cela peut compromettre la recevabilité du fichier.

De la même manière, l’administration fiscale est uniquement capable de lire les fichiers utilisant les jeux de caractères ASCII, ISO 8859-15 et EBCDIC.

Enfin, le nom du fichier doit respecter le format SIRENFECAAAAMMJJ, avec AAAAJJMM correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable.

Si ces normes techniques ne sont pas respectées, le client du cabinet s’expose à un rejet automatique de son Fichier des Écritures Comptables. Cela présente également un risque pour l’expert-comptable qui l’accompagne, car ce dernier est responsable de la production du FEC (au moins en tenue de comptabilité). Il est alors primordial pour le cabinet de contrôler la capacité du logiciel comptable à générer un fichier conforme à toutes les exigences de l’administration et de vérifier les paramétrages du module d’extraction du FEC.

Les informations à faire figurer dans le FEC

Chaque écriture comptable du FEC doit contenir 18 informations, qui correspondent aux 18 colonnes obligatoires du fichier :

Seuls les champs 7 (numéro de compte auxiliaire), 8 (libellé de compte auxiliaire), 17 (montant en devise) et 18 (identifiant de la devise) peuvent être laissés vides s’ils ne sont pas utilisés.

Les écritures d’à-nouveaux doivent figurer en tête du fichier et être suivies par toutes les écritures comptables par ordre chronologique de validation, sans rupture de séquence. Plus précisément, ce sont les détails des écritures qui doivent se retrouver dans le FEC : les écritures centralisées par période, par poste ou par employé ne sont pas autorisées. Pour finir, les comptes de classe 8 et 9 ne doivent pas apparaître dans le FEC.

Au vu de ces exigences structurelles, il devient indispensable pour les cabinets d’expertise comptable de former ses collaborateurs aux bonnes pratiques à adopter. En charge de la production comptable, leur travail se reflète directement dans les Fichiers des Écritures Comptables des clients. Mettre en place un guide de saisie à l’échelle du cabinet pourrait permettre d’homogénéiser les pratiques, d’assurer le respect de ces normes et ainsi améliorer la gestion des FEC au sein du cabinet.

La qualité des écritures comptables

Enfin le cabinet doit assurer non seulement la conformité du fichier FEC, mais aussi la qualité comptable des écritures et vérifier notamment :

• L’équilibre de chaque écriture, ainsi que du FEC,
• La régularité des libellés et des numéros de compte, et leur appartenance au Plan Comptable Général (les normes IFRS ou US-GAAP ne sont pas recevables),
• La cohérence des données au sein des 18 champs,
• La cohérence dans la chronologie des écritures et de leur validation (une date d’écriture ne peut pas être postérieure à sa date de validation, par exemple),
• La cohérence des données du FEC avec les déclarations fiscales correspondantes.

La DGFiP effectue désormais des analyses exhaustives et de plus en plus poussées de la comptabilité des entreprises. Le contrôle devient alors un enjeu considérable pour les professionnels du chiffre : a minima, le cabinet se doit de tester systématiquement le FEC à la clôture de l’exercice comptable afin de vérifier son contenu, mesurer le risque fiscal de son client et se sécuriser.

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Des sanctions en cas de non-conformité

Lors d’un contrôle fiscal, si le FEC n’est pas conforme aux normes de l’article A47 A-1 du LPF détaillées ci-dessus, l’entreprise contrôlée encourt une amende de 5 000€ et une majoration lors d’un redressement. Il en est de même en cas de défaut de présentation du fichier. La responsabilité de l’expert-comptable à l’égard du Fichier des Écritures Comptables est détaillée dans sa lettre de mission. Toutefois, le professionnel est généralement directement concerné, engendrant non seulement un risque financier, mais aussi un risque d’altération de l’image de son cabinet.