Lettrages comptables : ce que permettent les analyses de ComptaSecure

Gage d’un travail comptable de qualité, le lettrage permet d’associer une ou plusieurs factures aux opérations de trésorerie correspondantes, ce qui facilite le repérage d’éventuelles factures à relancer ou à payer. L’analyse de ces lettrages comptables permet de dégager des informations précises, concernant entre autres les délais de paiement. Découvrez comment ComptaSecure relève ce défi.

Un bon outil de suivi de trésorerie

Le lettrage d’un compte de tiers désigne l’opération consistant à rapprocher un ou plusieurs montants au débit d’un ou plusieurs montants au crédit, en leur attribuant une même clé composée de lettres. De fait, on peut associer une facture avec ses contreparties, que ce soient des règlements ou des avoirs.

Permettant un meilleur suivi de la trésorerie, le lettrage facilite la justification des comptes de tiers clients et fournisseurs. Ainsi, en fin d’exercice, une facture non réglée ou plus globalement des soldes non nuls peuvent être rapidement identifiés grâce aux opérations non lettrées.

Lettrage manuel ou automatique ?

La réalisation des lettrages peut se faire manuellement, par un collaborateur qui sélectionne les opérations à associer entre elles, ou de manière automatique, la plupart des ERP proposant cette fonctionnalité. Le lettrage manuel a l’avantage de la précision, mais il peut s’avérer fastidieux et chronophage. L’objectif du recours au lettrage automatique est donc souvent de gagner du temps aux dépens d’une certaine qualité.

Qu’il soit manuel ou automatique, le lettrage peut être erroné ou imprécis. En effet, des erreurs peuvent survenir dans différents cas, par exemple lorsque plusieurs factures d’un montant identique sont reçues d’un même fournisseur, ou encore si un règlement a lieu en plusieurs fois.

Ces éventuelles imprécisions peuvent être détectées grâce à l’analyse automatisée des écritures comptables, ce que propose ComptaSecure. Codéveloppé avec les professionnels du chiffre, le logiciel en ligne contrôle l’exhaustivité des données du FEC et propose différents tests qui aident notamment à affiner et exploiter les lettrages comptables.

Comment ComptaSecure traite les lettrages

La plupart des solutions d’analyse du fichier des écritures comptables ne s’intéressent aux champs relatifs au lettrage (“EcritureLet” et “DateLet”) que pour vérifier leur cohérence avec les autres champs, à l’instar de la comparaison entre la date de lettrage et celle de l’écriture. Mais il est possible d’aller au-delà de ces contrôles classiques pour obtenir des informations précieuses en analysant et exploitant les lettrages eux-mêmes.

Dans un souci d’efficacité, le logiciel comptable ou le comptable peut effectuer un lettrage regroupant plusieurs opérations qui ne sont pas liées. ComptaSecure va décrypter ces lettrages et associer plus finement les opérations réellement liées. In fine, la solution est capable d’associer la majorité des factures avec l’ensemble de leurs contreparties exactes. Cette faculté la distingue d’autres plateformes dont les analyses se concentrent sur les factures non lettrées, sans vérifier les lettrages existants.

Selon le logiciel comptable utilisé par le collaborateur lors du lettrage, il est également possible de lettrer des opérations dont le règlement n’est pas terminé. Une facture de 1000€ peut par exemple être lettrée avec son règlement partiel de 500€. Ce dernier cas peut représenter un véritable casse-tête en termes de suivi des paiements, voire générer un double règlement. ComptaSecure met en avant ces lettrages déséquilibrés en considérant les factures partiellement payées comme non réglées pour faciliter leur traitement et les maintenir en points en suspens.

Les lettrages au cœur de tests sur les délais de paiement

Au-delà de cette association plus fine des opérations, la plateforme procède à une analyse poussée des lettrages comptables : bien exploités, ils sont en effet source d’informations à valeur ajoutée. Pour ce faire, ComptaSecure décrypte les écritures comptables et connaît le temps écoulé entre la date d’une facture et la date de son règlement. Cela lui permet de procéder à des analyses sur les délais de paiement, côté fournisseurs et côté clients. La solution fait ressortir les factures pour lesquelles le paiement a eu lieu au-delà du délai légal de 60 jours, avec le montant de la facture et le montant réglé en retard.

Les résultats fournissent ainsi des informations précieuses pour améliorer la gestion de la trésorerie et identifier les clients mauvais payeurs. Ces éléments sont également utiles pour faire le point sur les pratiques de l’entreprise vis-à-vis de ses propres fournisseurs, alors que le respect des délais de paiement fait l’objet d’un contrôle renforcé de la part de la DGCCRF. Le gouvernement a également annoncé vouloir aller plus loin dans la prévention des retards de paiement inter-entreprises en intégrant cet indicateur à la cotation Banque de France dès 2022.

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De nouvelles fonctionnalités constamment ajoutées

Nous travaillons continuellement au développement de nouveaux tests : récemment, ComptaSecure a intégré à son outil la ventilation des factures réglées par durée du retard de paiement. De quoi faciliter la tâche des entreprises dont les comptes sont certifiés par un commissaire aux comptes et qui doivent obligatoirement fournir ces informations dans leur rapport de gestion.