Notice explicative du FEC : comment la rédiger ?

La notice explicative qui accompagne le FEC est un document relativement peu connu, tant pour les entreprises que pour les professionnels du chiffre. Que ce soit concernant son formalisme ou les informations qu’elle doit contenir, la législation reste plutôt vague, ce qui ouvre la porte à de multiples interprétations. Découvrez avec ComptaSecure les bonnes pratiques et informations à mentionner dans cette notice !

L’article A. 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales a instauré, depuis le 1^er janvier 2014, l’obligation pour toutes les entreprises de remettre un Fichier des Écritures Comptables (FEC) en cas de contrôle fiscal. Un FEC reprend, de manière normée, l’ensemble des écritures des journaux comptables de votre société sur un exercice donné : en cas de contrôle il faut donc fournir les FEC de chaque exercice contrôlé.

A réception de l’avis de vérification de comptabilité, vous disposez d’un délai de 15 jours pour transmettre les différents fichiers à l’administration. Ce délai, au delà duquel l’entreprise s’expose à des sanctions, est relativement court et s’avère difficile à respecter si rien n’a été préparé en amont… Idéalement, nous vous conseillons d’extraire, préparer et vérifier vos fichiers lors de la clôture comptable de chaque exercice.

Par ailleurs, les FEC peuvent être accompagnés d’un fichier descriptif détaillé, aussi appelé indifféremment document explicatif ou notice explicative.

Rappel de la réglementation en vigueur

Que dit la législation concernant ce document descriptif ?

Légalement, la production de la notice explicative accompagnant le FEC n’est pas obligatoire. Elle est cependant fortement recommandée, car produire ce descriptif détaillé vous permet de communiquer à l’administration et à votre vérificateur des informations complémentaires sur la tenue de votre comptabilité, ainsi que les modalités d’établissement et de dépôt des déclarations de TVA.

Cependant, il n’existe à ce jour dans les textes de lois aucune instruction précise et exhaustive, tant que le format du fichier que sur son contenu. Seul le BOFIP apporte quelques précisions dans le paragraphe 390 du BOI-CF-IOR-60-40-20-20170607 :

Lorsque des informations contenues dans le fichier font référence à des codifications spécifiques en usage dans l’entreprise, il est nécessaire de fournir un descriptif détaillé, prévu au XI de l’article A. 47 A-1 du LPF, permettant de faciliter la lecture de la comptabilité. Ce descriptif peut être remis sous forme dématérialisée (fichiers issus d’un outil de traitement de textes, d’un tableur ou PDF) ou papier.

Au regard de l’important volume de données contenues dans le FEC, le nombre d’informations à présenter dans la notice reste relativement faible. Ainsi, il est possible de rendre ce document sous format Word ou PDF, et de l’accompagner de tableaux ou extraits au format Excel pour appuyer vos explications.

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Comment produire la notice explicative qui accompagne le FEC ?

Afin d’éviter des erreurs d’interprétation par l’inspecteur, la vérification de la notice est aussi importante que la vérification du FEC stricto sensu. Il s’agit en effet d’un document transmis au début des opérations de contrôle, et sur lequel il ne sera pas possible de faire des modifications ultérieures.

Certains logiciels de production comptable disposent d’une fonctionnalité permettant de générer automatiquement une notice explicative. Néanmoins, elle se limite le plus souvent aux informations générales relatives au paramétrage du module d’extraction du FEC.

Par ailleurs, la production d’une notice explicative automatisée peut ne pas être suffisante si le système d’information de votre entreprise et/ou vos flux sont complexes. Dans ce cas, il peut s’avérer nécessaire de rédiger le descriptif par vous-même.

A titre d’exemple, lorsque l’ERP de votre entreprise interagit avec des logiciels tiers, il est conseillé de le mentionner dans la notice explicative. Vous pouvez par exemple expliciter dans quelle mesure les informations de votre logiciel de gestion des stocks se déversent dans votre ERP ou logiciel comptable.

Enfin, en cas d’évolution du système d’information, assurez-vous que les informations présentes dans la notice ont également fait l’objet d’une mise à jour.

Que doit-elle contenir ?

Il n’existe pas de liste exhaustive des informations à inclure dans le document explicatif accompagnant le FEC. Cependant, nous vous conseillons de mentionner :

• La raison sociale et le SIREN,
• Le régime fiscal : BICRS - IS, BICRN - IS, BNC, etc…
• L’exercice comptable du FEC,
• La liste des journaux exportés, ainsi que leurs noms,
• Le caractère utilisé pour remplir automatiquement les champs vides (le champ PieceRef par exemple),
• Si utile, le type d’encodage des informations, généralement UTF-8 pour garantir la compatibilité de lecture,
• Le caractère séparateur de zones, par exemple : tabulation, virgule, pipe (barre verticale |), etc…
• Les détails des codifications utilisées tout au long de l’exercice comptable pour garantir la piste d’audit fiable,
• Les informations nécessaires à la compréhension de vos systèmes de numérotation,
• Les règles de comptabilisation spécifiques que vous pourriez utiliser,
• Les anomalies contenues dans votre FEC (qui peuvent provenir de spécificités de paramétrage du logiciel comptable, de l’application des règles comptables et fiscales, ou encore d’erreurs de saisie…).

Bien que le BOFIP fasse mention de ce fichier descriptif du FEC, force est de constater que très peu d’informations utiles sont disponibles sur le sujet. Cette carence peut complexifier la rédaction de votre document explicatif, qui peut pourtant représenter une réelle opportunité. En effet, il vous donne la possibilité d’expliquer les spécificités de votre comptabilité et de vos paramétrages systèmes, et aide ainsi à fluidifier la lecture de votre comptabilité.

Afin de vous aiguiller dans la production de votre descriptif, nous avons recensé et centralisé les différentes informations et bonnes pratiques en la matière, et vous proposons un modèle de notice explicative gratuit à télécharger.