Récupérer du cash : les fuites financières insoupçonnées dans votre compta

Payer ses fournisseurs plusieurs fois, oublier de déduire la TVA sur certaines factures : des erreurs a priori isolées, mais qui coûtent chaque année très cher aux entreprises. D’où proviennent ces pertes financières récurrentes ? Comment les identifier pour récupérer du cash ? On fait le point.

La gestion des factures fournisseurs et du traitement de la TVA déductible peut sembler une tâche administrative basique. Pourtant, les incidents sont légion dans les entreprises, générant des pertes financières considérables. Des doubles paiements aux oublis de TVA déductible, en passant par les avoirs non remboursés ou encore la TVA trop collectée, les sommes perdues proviennent de causes multiples et souvent insoupçonnées.

Les trop-payés fournisseurs, des incohérences multifactorielles

S’acquitter de chaque facture pour le montant correct, auprès du bon fournisseur et en s’assurant de n’effectuer ce paiement qu’une seule fois peut paraître banal et routinier pour les services comptables. En réalité, l’analyse de la comptabilité fournisseurs des entreprises montre que les incidents sont fréquents.

Ils résultent d’une conjugaison de divers facteurs. D’abord, une même facture peut être transmise plusieurs fois à l’entreprise, en cas de relance notamment. Il arrive qu’elle soit alors réglée en double, voire plus. En cause : des défaillances techniques et des erreurs humaines. Aussi, il n’est pas rare qu’un même fournisseur soit enregistré sous plusieurs identifiants dans la base tiers, rendant possible le double-paiement d’une même facture. Les systèmes OCR ont également leurs limites et sont susceptibles de confondre certains caractères : un S avec un 5, un 0 avec O par exemple. Un même document peut alors être soumis à deux reprises avec des numéros de facture différents « aux yeux » du système OCR alors qu’ils sont en réalité identiques. Enfin, l’œil humain lui-même n’est pas infaillible et des défauts de saisie manuelle sont toujours possibles.

La TVA déductible omise, des oublis ponctuels… et récurrents

Le traitement de la TVA déductible est une autre source de pertes financières pour les entreprises, et il est commun qu’elle soit oubliée pour plusieurs raisons.

L’omission peut être liée aux limites des systèmes OCR. En fonction de la présentation des factures, les logiciels - mais aussi les équipes comptables - peuvent échouer à identifier la TVA, soit parce qu’elle apparaît à un emplacement inhabituel, soit parce que la mention permettant de la désigner n’est pas évidente, « tax » au lieu de « TVA » par exemple.

Le paramétrage du logiciel comptable conduit aussi parfois à omettre de la TVA déductible, notamment lorsque le code TVA attribué au fournisseur n’est pas le bon - générant des erreurs régulières - ou qu’il ne s’applique pas à l’ensemble de ses prestations.

Enfin, l’oubli peut aussi être lié à un manque de maîtrise du sujet par les équipes. Les règles fiscales relatives à la TVA déductible sont complexes et changeantes, ce qui peut conduire à une retenue injustifiée dans leur application.

Comment identifier et récupérer le cash perdu ?

Au-delà des pertes financières directes, ces erreurs récurrentes ont un coût indirect important pour les entreprises. Les équipes comptables et financières doivent consacrer du temps à la résolution de ces problèmes, au détriment d'autres tâches.

Loin d'être une fatalité, ces pertes financières peuvent être identifiées et récupérées simplement. Une analyse automatisée du fichier des écritures comptables, à l'aide d'un logiciel dédié comme ComptaSecure, permet d'identifier en quelques minutes les potentiels double-paiements fournisseurs, avoirs non remboursés, TVA déductible omise ou trop collectée.

Des procédures simples permettent ensuite de récupérer ces sommes. Pour la TVA, il suffit de reporter les montants sur les déclarations suivantes, en mentionnant les corrections sur les lignes prévues à cet effet, et ce jusqu'au 31 décembre de la seconde année suivant l'omission. Concernant les trop-payés fournisseurs, il convient de contacter directement les fournisseurs concernés, preuves à l'appui, pour obtenir un remboursement ou une déduction sur les prochaines factures, le délai de prescription étant de 5 ans. Un processus peu chronophage qui permet de récupérer rapidement du cash indument perdu et d'améliorer sa trésorerie et son EBITDA en quelques semaines.

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Les erreurs dans la gestion des factures fournisseurs et du traitement de la TVA ne sont pas anodines et représentent un enjeu majeur pour la performance financière des entreprises. Si certaines causes sont difficilement évitables, d'autres peuvent être résolues en renforçant les contrôles, en formant les équipes et en s'appuyant sur des solutions dédiées pour vérifier la fiabilité de ses processus et identifier les sommes perdues. Un faible investissement qui permettra d'endiguer ces fuites financières et d'allouer plus efficacement les ressources.