Utiliser la data comptable du cabinet pour un conseil amélioré

Le volume de data comptable disponible ne cesse d’augmenter. Pour les cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, il s’agit d’une opportunité à saisir. Grâce au data-mining, ils sont désormais en mesure de faire parler les données de leurs clients. L’exploitation de la data leur offre la possibilité de développer de nouvelles missions, de gagner en pertinence et ainsi d’améliorer leur accompagnement.

Lors de sa création et à chaque étape de son développement, l’expert-comptable accompagne la vie d’une entreprise. Au quotidien, il est souvent le premier conseiller de son dirigeant.

Ce rôle constitue l’essence même de la profession d’expert-comptable. Alors que la transformation digitale des entreprises et des cabinets fait évoluer leur métier, cette fonction demeure et se renforce. Si ce changement de paradigme modifie leur façon de travailler, l’accès à la data comptable du cabinet leur ouvre de nouvelles possibilités pour enrichir cet accompagnement.

Une data comptable de plus en plus disponible

La révolution numérique a considérablement augmenté le volume de données comptables. Factures dématérialisées, Fichiers des Écritures Comptables (FEC), liasses fiscales, fichiers d’Échange de Données Informatisé (EDI)… Autant de sources qui permettent aujourd’hui aux professionnels de l’expertise comptable et de l’audit de récupérer aisément de la donnée exhaustive au sein du cabinet.

En parallèle, la mise en place de normes encadrant les échanges d’informations entre les acteurs économiques et l’administration a contribué à homogénéiser les données, et à en standardiser les sources. Cela les rend aujourd’hui plus facilement exploitables.

La profession comptable a la chance de se situer au cœur de ce flux de données, qu’elle concourt à générer. Ainsi, les professionnels du chiffre occupent une position privilégiée pour bâtir une offre de services orientée par l’exploitation de la data comptable.

De la nécessité de traiter et faire parler ces données

En tant que premier récepteur des informations comptables et business de l’entreprise, le travail des professionnels du chiffre les conduit à alimenter en permanence les dossiers qu’ils accompagnent en nouvelles données. Chiffre d’affaires, niveau de trésorerie, mouvements de personnel ou masse salariale par exemple, ils disposent d’une matière première informatisée considérable sur leur portefeuille de clients, dont ils prennent petit à petit conscience de la richesse. Ce gisement de données, véritable trésor numérique, n’a en effet d’intérêt pour le cabinet qu’à condition d’être exploité.

En l’état, la data comptable du cabinet n’est pas véritablement porteuse de valeur : elle est même rarement utilisable telle quelle. Pour en tirer de l’information, les données doivent être traitées, analysées, comparées, recoupées… Experts-comptables et commissaires aux comptes ont ainsi une vraie valeur ajoutée à apporter à leurs clients. Il leur faut apprendre à les manipuler, les interroger pour obtenir une meilleure connaissance des clients et de leur situation, et ainsi gagner en pertinence.

Sans pour autant être des data-scientists, les experts-comptables et les auditeurs possèdent déjà des compétences pour mener à bien certaines analyses.

De plus, les outils de data-mining qui se sont développés ces dernières années mettent à leur disposition de nouvelles méthodes automatiques ou semi-automatiques qui leur permettent de transformer ces grands volumes en données pertinentes, passant ainsi du Big Data au Smart Data. En explorant et en analysant rapidement la donnée, les professionnels du chiffre peuvent la transformer pour en faire des livrables aujourd’hui fortement plébiscités par leurs clients. Les logiciels de data-modélisation et de data-visualisation peuvent également être utilisés pour mettre en scène ces informations de manière plus intelligible.

Au service du développement des cabinets

L’exploitation de la data comptable du cabinet au travers d’analyses dynamiques permet tout d’abord d’automatiser une grande partie des reportings, mais aussi de dégager des indicateurs de performance et de mettre en place un suivi en temps réel de l’activité d’une entreprise. De quoi améliorer l’accompagnement du client, en le mettant en contact direct avec sa comptabilité. Le data-mining peut aussi servir à anticiper les fluctuations d’activité et à affiner les prévisionnels.

En comparant les ratios financiers d’une entreprise cliente à ceux de son secteur et des années précédentes, le cabinet peut aider son dirigeant à se situer et lui apporter un conseil plus éclairé sur la stratégie à adopter. La démarche peut être élargie en intégrant des données extra-comptables, et ainsi permettre de détecter des signaux faibles annonciateurs par exemple de difficultés pour l’entreprise.

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Les nouveaux outils informatiques d’audit de données donnent également aux commissaires aux comptes la possibilité de rompre avec la culture de l’échantillonnage. Ils peuvent procéder à des analyses désormais exhaustives sur la gestion du personnel, les achats et les ventes, les comptes de trésorerie et les états financiers de leurs clients… Mais aussi effectuer plus aisément des contrôles transversaux tels que l’identification de schémas comptables atypiques, ou calculer le nombre d’écritures de régularisation par utilisateur par exemple.

Il s’agit donc d’un réel levier de développement pour les cabinets, qui rend possible la proposition de nouvelles offres de services. Des missions qui sont susceptibles de faire l’objet d’une facturation aux honoraires de succès pour les experts-comptables, comme le prévoit la loi Pacte.

L’exemple du Fichier des Écritures Comptables

Le FEC constitue à ce jour une excellente illustration de la valeur ajoutée que peut apporter un cabinet data-driven. En exploitant les données, les cabinets d’expertise comptable et d’audit sont en mesure de proposer des prestations complémentaires à leurs lettres de mission initiales. Le professionnel pourrait être amené à proposer une mission particulière à son client pour effectuer un diagnostic du FEC, avant qu’un éventuel contrôle fiscal ne survienne ; le data-mining permettant d’évaluer précisément le risque fiscal des entreprises, et ainsi d’en améliorer sa maîtrise. Cette mission ferait l’objet d’une lettre de mission spécifique.

L’exploitation du FEC facilite en outre la détection de fraudes chez les clients, et d’erreurs comptables pesant sur leur trésorerie (trop-payés aux fournisseurs, TVA déductible oubliée…). Elle est un outil d’amélioration des processus et de renforcement de la productivité des cabinets.

A la clef, des gains de temps, des analyses enrichies et la possibilité pour les cabinets de développer leurs activités, en s’appuyant sur ce qui fait leur force et leur valeur ajoutée : l’accompagnement et le conseil.