Tout savoir sur le FEC

Le Fichier des Écritures Comptables

Obligatoire depuis 2014, le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un fichier informatisé qui regroupe l’ensemble des informations comptables d’une entreprise sur un exercice donné. Il doit obligatoirement être remis à l’administration en cas de contrôle fiscal. C'est un fichier standardisé à l'échelle nationale : chaque entreprise doit respecter son format, son contenu et son organisation, afin d'éviter qu'il ne soit considéré non-conforme.

Le FEC s'inspire de la norme SAF-T (Standard Audit File for Tax), introduite par l’OCDE en 2005. L’Organisation de Coopération et de Développement Économiques propose d’instaurer un fichier d’échange de données standardisé entre les administrations et les entreprises. Adaptées localement dans différents pays, ces recommandations ont donné naissance en France au FEC : un fichier numérique normé, qui contient différentes catégories d’informations sur la comptabilité d’une entreprise. Ce fichier permet de faciliter les contrôles de l’administration, en les rendant plus rapides, moins coûteux et plus efficaces.

Exemple d'un Fichier des Écritures Comptables (Excel)

Le contrôle fiscal informatisé

La mise en place de ce fichier a permis à l’administration fiscale, depuis 2012, de s’orienter progressivement vers un contrôle fiscal dématérialisé. Cette transition s’effectue en plusieurs étapes :

• La 3^ème loi de finances rectificative de 2012 introduit pour la première fois l’obligation, pour les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, de remettre leur Fichier des Écritures Comptables en cas de contrôle fiscal. Cette obligation est effective à partir du 1^er janvier 2014.
• L’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales précise ensuite en 2013 les normes à respecter afin de produire un fichier conforme. Ces normes portent notamment sur le format du fichier et son contenu.
• En 2014, la loi de finances rectificative durcit les sanctions : en cas de non-conformité ou de non-remise du FEC les entreprises s’exposent à une amende d’une hauteur de 5 000€, ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise.
• Pour finir en 2016, l’article 14 de la loi de finances rectificative instaure l’examen de comptabilité (ou contrôle fiscal à distance).

Dans la pratique, le contrôle fiscal à distance permet à la DGFiP d'examiner la comptabilité d’une entreprise sans se déplacer dans leurs locaux. A la réception de l’avis d’examen de comptabilité, l’entreprise dispose de 15 jours pour fournir à l’administration son Fichier des Écritures Comptables.

Ces différentes évolutions du contrôle fiscal induisent des modifications de l'organisation de la DGFiP : de nombreuses ressources et moyens techniques sont mobilisés en interne. L'administration a notamment développé son logiciel d'analyse Alto 2, qui utilise le data-mining pour explorer les données comptables des entreprises.

Les normes du fichier FEC

'entreprise doit produire un FEC conforme aux nombreuses exigences de l’administration, tant sur le plan technique que sur le plan comptable.

Il faut donc en premier lieu que le fichier respecte les normes techniques définies par l’administration. Ces obligations portent notamment sur le format et la structure du fichier, qui doit être un fichier texte basique, statique et séquentiel, organisé en lignes et en colonnes ; est également précisé le type de séparation des informations (tab ou pipe).

L’encodage des informations est également un point de vigilance, notamment les formats de caractères, les formats de dates etc. qui peuvent varier selon l’ERP de l’entreprise. Certains logiciels comptables utilisent par exemple des dates à l’anglo-saxonne, qui ne sont pas recevables par le logiciel Alto 2 de l’administration fiscale.

Le respect de ces premières normes techniques est primordial. En effet un écart remet en cause la recevabilité du fichier, et expose donc l'entreprise au risque de non-conformité et de ce fait, à des sanctions.

Le FEC doit obligatoirement contenir les 18 champs suivants :

1. Le code journal de l’écriture comptable
2. Le libellé journal de l’écriture
3. Le numéro de séquence de l’écriture
4. La date de comptabilisation de l’écriture
5. Le numéro de compte
6. Le libellé de compte
7. Le numéro de compte auxiliaire
8. Le libellé de compte auxiliaire
9. La référence de pièce justificative
10. La date de la pièce justificative
11. Le libellé de l’écriture comptable
12. Le montant au débit (ou le montant)
13. Le montant au crédit (ou le sens)
14. Le lettrage de l’écriture
15. La date de lettrage
16. La date de validation de l’écriture
17. Le montant en devise
18. L’identifiant de la devise

Les informations contenues dans ces champs doivent évidemment correspondre à ce qui est attendu par la DGFiP : des confusions dans les libellés peuvent par exemple mettre l'entreprise à risque.

Comment le FEC va-t-il évoluer ?

Malgré les nombreuses difficultés qui peuvent exister lors de sa production, on peut tout de même considérer que le FEC est désormais largement instauré en France. Depuis 2014, les entreprises et les cabinets d'expertise comptable ont bien intégré son extraction et sont capables de produire un FEC conforme.

C'est d'ailleurs ce que confirmait notre enquête Les PME-ETI et le FEC en 2018 : plus de 80% des PME-ETI considèrent que leur logiciel comptable gère très bien la production du FEC. Cependant, des erreurs persistent encore. Sur plus de 10 000 FEC analysés depuis 2018 par Runview Analytics (lire l'étude), 22,5% des fichiers ne respectent pas l’ordre des noms des champs listés  dans le tableau du point VII-1° de l’Article A.47 A-1 du LPF.

Quel avenir pour le fichier des écritures comptables ? Le FEC n’est pas un élément statique : il est voué à se développer au gré des évolutions de législation, de gouvernement…

Le FEC est aujourd’hui à remettre en cas de contrôle fiscal uniquement, ce qui concerne environ 45 000 entreprises par an. On peut cependant facilement imaginer que le FEC pourra être généralisé aux 3 millions d’entreprises françaises, et demandé systématiquement avec la liasse fiscale ; voire mensuellement !

En effet, le fichier pourrait être par exemple demandé avec la déclaration de TVA, c’est-à-dire tous les mois ou tous les trimestres selon les entreprises. Cela permettrait à la DGFiP de réaliser des contrôles réguliers et d’améliorer la détection de fraude, qui est souvent décelée trop tardivement.

On peut également envisager que le FEC, à moyen terme, devienne un outil à l’échelle européenne. En effet, la mise en place d’un “FEC européen” permettrait à l’administration d’effectuer des contrôles croisés entre entreprises au niveau de l’Europe : elle pourrait par exemple vérifier la concordance des comptabilités fournisseurs et clients de différentes entreprises.