Procédure à distance, exploitation du Fichier des Écritures Comptables (FEC), recours au data-mining… Depuis une dizaine d’années, on assiste à la digitalisation croissante du contrôle fiscal. Portée par l’administration, cette tendance change la donne pour les entreprises. Elles ont tout intérêt à s’approprier les sujets de dématérialisation fiscale afin d'être en mesure d’échanger sur un pied d’égalité avec la DGFiP. Quelques recommandations pour préparer son éventuel contrôle fiscal.
La plupart des ERP et logiciels comptables sont capables aujourd’hui d’extraire le FEC. L’opération peut donc sembler simple. Mais une fois l'avis de contrôle fiscal reçu, l’entreprise ne dispose que de 15 jours pour fournir ce fichier à l’administration. Or ce délai est difficilement tenable si cela n’a pas été préparé en amont.
De nombreux points techniques et questions de paramétrage sont susceptibles d’apparaître au moment de l’extraction des écritures. C’est d’autant plus vrai si l’entreprise a changé d’ERP, ou connu des restructurations en cours d’exercice. Il est recommandé de tester la capacité de l’entreprise à produire le FEC sans attendre un contrôle ! Et idéalement, prendre l’habitude d’extraire systématiquement le fichier à chaque clôture des comptes, afin de toujours disposer du FEC de l’exercice prêt à être restitué à l’administration.
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Les entreprises ont intérêt à soumettre leur FEC à des analyses préventives, pour prévenir le risque fiscal en amont des contrôles. Il s’agit notamment de vérifier qu’il respecte les normes techniques définies à l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales, et d’éprouver sa conformité comptable. Car l’administration relève progressivement son degré d’exigence : en cas de non-conformité, l’entreprise s’expose à des sanctions voire au rejet de sa comptabilité.
Les agents de la DGFiP sont désormais en mesure de passer en revue l’ensemble des écritures et d'effectuer des analyses poussées à partir des données du FEC. Mieux vaut donc s’équiper de moyens adaptés et procéder à un contrôle approfondi du fichier, afin d’identifier par exemple d’éventuelles incohérences de dates ou des ruptures de séquences.
Si l’outil Test Compta Demat, proposé gratuitement par l’administration, permet de vérifier la conformité structurelle du FEC, il ne teste pas sa cohérence ni sa qualité comptable. D’autres solutions proposent ce type d’analyses.
Les entreprises peuvent fournir à l’administration une notice explicative. Ce document peut utilement servir à donner aux vérificateurs l’ensemble des éléments de compréhension du fichier FEC, en explicitant par exemple la manière dont la comptabilité est tenue, les codifications utilisées, ou la construction des systèmes de numérotation.
Cette notice pourrait aussi être utilisée pour aller au-devant des questions de l’administration et justifier certaines spécificités si le FEC comporte des particularités ou si les tests montrent qu’il s’écarte en certains points de ce qui est attendu par l’administration. Bien rédiger cette notice, c’est faire un premier pas dans l’établissement d’un échange constructif avec les contrôleurs.
Un contrôle fiscal porte généralement sur plusieurs exercices : ce sont donc plusieurs FEC qu’il faut fournir rapidement à l’administration. La meilleure pratique consiste à archiver soigneusement les FEC de chaque exercice, une fois ceux-ci produits et leur conformité vérifiée.
Pour rappel, les entreprises ont l’obligation de conserver leurs documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans après la clôture d’un exercice. Ce délai est de 6 ans pour les pièces sur lesquelles l’administration fiscale peut exercer son droit de contrôle. La conservation des FEC des exercices clôturés s’inscrit donc dans cette logique.
Pour qu’un contrôle fiscal se passe au mieux, une des clefs est d’établir un dialogue avec le vérificateur. Cela suppose d’abord de lui fournir rapidement les documents qu’il demande, dès la notification et pendant le contrôle, et d’apporter des réponses à ses éventuelles questions.
Même si le contrôle est de plus en plus digitalisé, les entreprises ont le droit à un débat contradictoire avec le contrôleur. La charte des droits et obligations du contribuable vérifié mentionne la possibilité de le joindre par mail ou par téléphone et même de solliciter un entretien. Il ne faut donc pas hésiter à se montrer proactif. C’est d’autant plus vrai que le contrôle peut aussi bénéficier à l’entreprise.
Ainsi, le contrôle peut porter sur des années pour lesquelles le délai de récupération de la TVA déductible était dépassé. Si l’entreprise a analysé au préalable ces exercices et répertorié les montants de TVA déductible qu'elle a pu oublier, le dialogue avec le vérificateur peut permettre d’obtenir des dégrèvements…
Pour un contrôle fiscal serein, le maître mot est donc l’anticipation. Les entreprises ont tout intérêt à se préparer en amont, de manière à pouvoir engager dès la notification du contrôle un échange constructif avec l’administration. Si l’analyse du FEC peut être réalisée de manière systématique tous les ans après la clôture des comptes, l’idéal reste encore de vérifier les écritures chaque mois avant leur validation. Ainsi l’anticipation du contrôle s’échelonne sur toute l’année, de manière proactive.