Améliorer son contrôle comptable grâce à l’identification des risques

Nul n’ignore l’obligation fiscale en matière de Fichier des Ecritures Comptables. Mais savez-vous que le FEC constitue en lui-même un excellent outil pour piloter votre contrôle comptable ? La fiabilité de l’information financière vous importe évidemment. Or, le FEC, souvent sous-estimé, présente un réel intérêt au-delà du contrôle fiscal. Vérifier la qualité des travaux, détecter les processus améliorables, surveiller la chronologie des écritures, voilà des actions rendues possibles en auditant le FEC. Vous devez toutefois disposer d’un outil pertinent ! Faisons le point.

Contrôle comptable en entreprise : les enjeux

À la direction comptable de votre société, le challenge consiste en permanence à disposer d’une information fiable, sincère et conforme aux diverses exigences réglementaires. Or, l’évolution du métier et des organisations fragilise parfois les processus.

L'analyse des risques comptables : définition et outils

La qualité comptable passe entre autres par le respect des principes de sincérité, d’exactitude, d’exhaustivité et de rattachement des écritures à la bonne période, sans oublier une imputation correcte. L’analyse des risques consiste donc à identifier dans l’organisation les éléments susceptibles de mettre en péril cette fiabilité comptable en plus de la conformité fiscale.

Toute direction comptable d’un groupe ou d’une société cherche ainsi à s’assurer que ses processus permettent de limiter les risques. L’utilisation d’outils adaptés aux contrôles périodiques du FEC s’impose. L’objectif est bien de traiter la donnée en masse grâce au data-mining, et ce de manière exhaustive.

Difficultés relatives à l’externalisation du traitement comptable

Certaines entreprises ont recours à des centres de services partagés qui peuvent traiter l’information comptable de plusieurs sociétés de groupes différents. Parfois, ce sont des équipes basées dans des pays étrangers qui opèrent. Elles sont moins au fait de la législation française, voire des normes internationales. Elles connaissent par ailleurs une robotisation croissante, mais dont la réalisation est complexe. Maintenir la qualité comptable avec ce type d’organisation externalisée représente un réel enjeu.

Digitalisation et robotisation : une source de risque

Avec le déploiement grandissant de la dématérialisation et l’avènement proche de la facture électronique, la collecte, la saisie et l’archivage des pièces comptables s’automatisent. Un mauvais paramétrage de l’OCR comme un contrôle insuffisant de la pré comptabilisation des factures constituent des zones de risques pour la fiabilité de l’information produite.

Si vous utilisez un ERP, un grain de sable dans le paramétrage peut produire des erreurs récurrentes. C’est également le cas quand diverses applications opérationnelles déversent des écritures par interface dans la comptabilité. Par exemple, un taux de TVA mal renseigné pour un code article ou une famille de produits peut entraîner une erreur de facturation. Le recours à des outils qui exploitent l’ensemble des données s’impose pour identifier les flux à problème.

Fraude en entreprise : la place de la fonction comptable

Parmi les risques auxquels s’exposent les entreprises, la fraude et la corruption occupent une place croissante. La direction comptable participe à la traque par l’identification de flux financiers non conformes à la réglementation. L’analyse des mots clés suspects dans les libellés ou la recherche d’écritures saisies dans des journaux inadaptés, voilà des exemples de contrôle à mettre en œuvre.

Le Fichier des Écritures Comptables : un outil pour renforcer le contrôle

Face à ces enjeux, le FEC constitue une source d’information à ne pas négliger. Souvent inexploité, ce fichier peut devenir un support régulier pour l’analyse des risques.

Comment anticiper les questions du vérificateur fiscal

Fournir le FEC en cas de contrôle fiscal, c’est une chose, mais l’exploiter avant l’intervention de l’inspecteur, c’est mieux. Avec des outils adaptés, vous pouvez passer en revue la conformité du fichier avec la loi. En utilisant ComptaSecure, un acteur de l’immobilier a ainsi pu corriger la structure de son fichier après avoir découvert des décalages dans les colonnes de son FEC. Vous pouvez identifier les risques fiscaux et reconstituer les principaux états de la liasse, et réaliser ensuite l’analyse des conséquences fiscales des anomalies détectées.

Dans un témoignage réalisé par ComptaSecure, Véronique Couviller, responsable comptable France Europe chez SMCP, expose les apports du logiciel ComptaSecure au sein de la société. 

Il y a des contrôles très spécifiques sur la TVA et d’autres sur les mots qui pourraient éventuellement faire réagir l’administration fiscale. À chaque fois, j’ai cherché l’explication, commenté et enregistré ces éléments. Dans trois ans, en cas de contrôle, on pourra ressortir le rapport avec ces informations.

Améliorer la qualité des travaux et des processus par un bon contrôle comptable grâce au FEC

En dehors de ces analyses préventives en matière de fiscalité, le FEC permet de nombreuses autres vérifications. Vous pouvez ainsi vous assurer de la conformité des opérations, ce qui participe à la fiabilité du système comptable et du contrôle interne.

Avec ce fichier, vérifiez la qualité comptable des informations financières tout comme celle du travail des collaborateurs. L’analyse du FEC contribue au pilotage et au management des équipes. Voici des exemples de points qu’un outil comme ComptaSecure permet d’analyser en vue d’un bon contrôle qualité :

• reconstitution de la balance générale et de la Liasse Fiscale ;
• équilibre des écritures du FEC ;
• respect du délai des règlements des fournisseurs (LME);
• auxiliarisation des comptes de tiers fournisseurs et clients ;
• charge à caractère immobilisable ;
• chronologie comptable (date d’écriture, de validation, de lettrage, de pièce de référence) ;
• respect du Plan Comptable Général ;
• etc.

Notez que ces vérifications sont exhaustives. Il ne s’agit pas ici de sondages puisque les algorithmes exploitent l’intégralité des écritures. C’est aussi un moyen de compléter la révision de votre dossier comptable et financier avant la venue du commissaire aux comptes.

De par son ergonomie, l’outil permet également d’identifier l’origine des anomalies. Les résultats des contrôles sont accessibles en ligne. Vous pouvez explorer le détail des écritures pour comprendre les conclusions de l’analyse, et les annoter directement dans la plateforme.

Ses capacités de travail collaboratif en font par ailleurs une base idéale d’échanges interservices. Un acteur majeur de la téléphonie mobile a ainsi pu relever des incohérences dans la chronologie des numéros d’écritures et communiquer l’information auprès de la DSI pour résoudre le problème à la source. Les synthèses et détails des anomalies sont également téléchargeables sous la forme d’un rapport.

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Choisir les bons outils pour optimiser le contrôle comptable

Bien sûr, la vérification de la fiabilité des données suppose d’utiliser un outil adapté au traitement de la data comptable. Diverses applications existent sur le marché, mais toutes n’apportent pas le même niveau de service.

Les solutions classiques en ligne : manque d’exhaustivité des contrôles

Le FEC doit respecter les normes prévues par l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales. Ces contrôles de base peuvent se réaliser avec de nombreux outils développés notamment par les éditeurs de logiciels. Le plus souvent, ils se limitent à la vérification de la conformité du FEC. Citons aussi Test Compta Demat, la solution proposée par l’administration fiscale. Pour autant, tous ces outils n’exploitent pas toute la valeur du fichier des écritures comptables.

Tirer tout le potentiel du FEC pour contrôler sa comptabilité

Au vu de la richesse de l’information contenue dans le FEC, se limiter à la conformité du fichier demandé par la DGFiP serait bien dommage. ComptaSecure constitue une solution complète d’analyse avec plus de 80 contrôles sans aucun paramétrage et une hiérarchisation des risques. L’ outil s’adapte bien sûr à chaque évolution de la réglementation comptable et fiscale.

La direction comptable dispose avec le FEC d’un fichier idéal pour réduire les risques en entreprise. Pour optimiser son exploitation, un dispositif d’analyse performant comme ComptaSecure est une opportunité à saisir.