Analyse du FEC : on a testé SmartFEC

La solution d’analyse du FEC proposé par la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes offre une prise en main familière aux professionnels du chiffre. Elle s’avère utile pour préparer leurs contrôles mais suppose de faire ensuite le tri dans les résultats…

Pour permettre aux experts-comptables et commissaires aux comptes d’intégrer facilement l’analyse du Fichier des Écritures Comptables à leur travail, la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC) a mis au point en 2016 un outil dédié : SmartFEC. Les équipes de ComptaSecure ont pu tester son fonctionnement et faire le point sur les forces et faiblesses de cette solution.

Un module Excel

Proposé gratuitement par la CNCC, SmartFEC est un module qui, une fois téléchargé, se greffe sur le logiciel Excel sous la forme d’une barre d’outils supplémentaire.

Il suffit ensuite au professionnel d’ouvrir un FEC dans le tableur et le module lui permet de lancer différents tests qui s’appuient sur des tableaux croisés dynamiques. SmartFEC donne ainsi accès à des requêtes préprogrammées et réunies dans des blocs correspondants aux différents cycles d’audit (Générique, Achats, TVA, etc…). Il réalise des analyses en lien avec les différentes assertions d’audit comme la cohérence des taux de charge ou la réalité et la mesure des immobilisations.

Une clé d’entrée vers l’analyse du FEC

Cette initiative de la CNCC dès 2016 témoigne de l’intérêt croissant des professionnels du chiffre pour l’exploitation des données comptables contenues dans le FEC.

Ce fichier étant souvent préparé par les experts-comptables, il est logique qu’ils souhaitent utiliser cette ressource à leur disposition, et qu’ils se dotent d’outils pour profiter de la standardisation de ces données.

Le FEC leur ouvre effectivement des perspectives intéressantes, que ce soit dans le cadre de la révision ou de la certification des comptes comme pour de potentielles autres missions :

• Un gain de temps, avec l’automatisation de certains travaux d'audit,
• Une capacité à améliorer ses échantillonnages ou même à sortir de la logique de sondage grâce à un travail sur l’exhaustivité des écritures comptables,
• L’opportunité de proposer des missions à plus forte valeur ajoutée.

Au-delà d’utiliser le FEC pour vérifier la production comptable et la bonne gestion d’un dossier, il peut aussi être dans l’intérêt de l’expert-comptable de vérifier la conformité du fichier lorsqu’il exerce une mission de tenue ou de révision de comptes.

Un outil pensé pour les professionnels du chiffre

Pour les commissaires aux comptes, les experts-comptables et leurs collaborateurs, SmartFEC présente certains avantages.

Il s’agit d’abord d’une solution facilement accessible, puisqu’elle est gratuite et téléchargeable sur le site de la CNCC.

Son utilisation paraît très intuitive pour ces professionnels. En termes d’outils, le recours au tableur Excel et aux tableaux croisés dynamiques correspond à leurs habitudes. En termes d’approche, SmartFEC se réfère aux différents cycles d’audit en regroupant par exemple les tests au sein de bibliothèques correspondant à chacun des cycles.

Il offre en outre des possibilités de personnalisation. Les utilisateurs peuvent ainsi sélectionner certaines options dans les tableaux et modifier les requêtes afin d’adapter le fonctionnement du module à leurs besoins.

Des limites techniques

Nous avons pu constater que le module SmartFEC, qui mobilise beaucoup de ressources pour ses tableaux croisés dynamiques, rencontre des difficultés de fonctionnement sur des FEC volumineux. Notre test a par exemple été effectué sur un fichier de 300 000 lignes, qui a démontré ces problèmes de performance.

En moyenne, 10% des FEC d’un cabinet atteignent ce type de volumétrie (plus de 100 000 lignes d’écritures comptables). Plus rarement, pour certains dossiers spécifiques le fichier FEC peut même dépasser le million de lignes. Les capacités de traitement limitées de l’outil représentent alors un frein à la généralisation de la démarche d’audit pour tous les dossiers du cabinet d'experts-comptables.

Des faiblesses relatives

Intégrer SmartFEC aux pratiques du cabinet contribue à faciliter l'évaluation du risque d’anomalie comptable sur un dossier (erreur dans la saisie comptable, cohérence des dates…). Cependant, SmartFEC ne permet pas de réaliser des tests de conformité du FEC, ni des analyses ciblées pour appréhender le contrôle fiscal en entreprise, contrairement à d’autres logiciels du marché qui intègre ces dimensions en plus des tests portant sur la régularité de la comptabilité.

Comparé à d’autres solutions disponibles, SmartFEC présente aussi quelques inconvénients : nos essais ont révélé un manque de finesse dans les résultats.

S’agissant du test qui identifie les charges potentiellement immobilisables, le module a par exemple fait remonter l’ensemble des dépenses supérieures à 500 €... sans distinction sur la nature de la charge.

Parfois, les résultats comportent aussi des faux positifs. C’est le cas pour l’analyse des doubles paiements de factures fournisseurs, qui ressort tous les montants en double sur une même date. Grâce à la classification des écritures et en croisant les algorithmes pour intégrer aussi les numéros de facture et de fournisseur, un outil comme ComptaSecure permet au contraire de transmettre des résultats débarrassés de faux positifs.

Un manque de synthèse peut aussi être reproché à la solution SmartFEC. Certains tests similaires mériteraient d'être rassemblés. Quant aux résultats, ils sont fournis au plus petit niveau de détail  : par compte ou par écriture. Il n’est donc pas possible d’avoir une vue d’ensemble de la problématique.

La clarté de l’outil pourrait aussi être améliorée. Sur la forme, l’absence de séparation claire entre les colonnes des tableaux pénalise parfois la lecture. Sur le fond, les résultats ne donnent pas les moyens d’identifier facilement les écritures concernées, là où la solution ComptaSecure rappelle le numéro et le code journal pour les retrouver plus rapidement.

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Bien pour débuter

Ces différents aspects peuvent rendre l’utilisation de SmartFEC relativement chronophage. D’autant plus qu’il faut au professionnel lancer manuellement chaque analyse. Cette solution, à la prise en main facile, apporte cependant une bonne assistance au commissaire aux comptes ou à l’expert-comptable, dans une phase préparatoire de ses contrôles.

Pour franchir une étape supplémentaire et affiner les résultats, le recours à un autre outil pourrait s’avérer plus pertinent.