Choisir son logiciel d'analyse du FEC : 10 points clés à observer

La production du Fichier des Écritures Comptables (FEC) incombe à toutes les entreprises françaises depuis 2014 (article A47 A-1). Transmis lors d’une opération de vérification de comptabilité, il est passé au crible des algorithmes de data-mining développés par l’administration fiscale. Dès lors, la vérification de ce fichier par un outil de contrôle du FEC à l’initiative du contribuable, en amont des opérations de contrôle, peut permettre d’anticiper les éventuelles questions du contrôleur.

L’audit du FEC peut être réalisé de deux manières :

•  Soit manuellement sur un outil bureautique de type tableur, si le nombre de lignes du fichier le permet. Cela peut s’avérer fastidieux et consommateur de ressources pour l’entreprise, avec un résultat approximatif à la clé.
•  Soit automatiquement via des outils spécialisés. Compte tenu des informations sensibles présentes dans le FEC, il convient de choisir sa solution avec méthode et rigueur.

Dans cet article, nous vous proposons une liste de points d’attention à prendre en considération pour choisir votre plateforme d’audit du FEC.

Logiciel local ou en ligne

Il existe deux types de solutions :

•  Le logiciel s’installe en local sur un ordinateur.
•  Le logiciel s’utilise en ligne à partir d’un site internet (mode SaaS) sur lequel vous importez votre fichier FEC.

Si chaque solution présente ses propres avantages et inconvénients, les logiciels SaaS sont aujourd’hui plébiscités par les entreprises de toutes tailles. Disponibilité immédiate, facilité d’utilisation, interopérabilité avec tout un écosystème d’applications, mises à jour régulières de la plateforme avec de nouvelles fonctionnalités, possibilité d’un travail collaboratif... les logiciels en ligne répondent aux besoins actuels et futurs des utilisateurs. La très grande majorité des éditeurs de logiciels de comptabilité proposent ainsi aujourd’hui des plateformes en ligne.

L’ergonomie de l’interface

La réussite d’un projet de contrôle des FEC dépend de la facilité qu’ont les collaborateurs comptables à prendre l’outil en main. En effet ils seront amenés à utiliser régulièrement la plateforme. Ainsi, disposer d’une interface moderne et ergonomique est aujourd’hui primordial, car cela a un impact positif sur la productivité des équipes.

Par conséquent, le choix du logiciel en fonction de son ergonomie et de sa facilité d’utilisation est une étape importante à laquelle l’entreprise doit consacrer une réflexion poussée, et idéalement prendre le temps nécessaire pour tester une version d’essai.

La typologie des tests effectués

La qualité et l’exhaustivité des contrôles sont sans aucun doute des critères de premier ordre à prendre en compte. En matière de conformité du FEC par exemple, est-ce que toutes les exigences de l’administration font l’objet d’un test ? Est-ce que le logiciel propose des analyses supplémentaires, comme par exemple la détection de ruptures de séquence dans la numérotation des factures de vente ?

Au-delà du nombre de contrôles, il faut s’intéresser à leur catégorisation (par thématique), et à la manière dont les résultats sont affichés (via des indicateurs visuels par exemple).

En effet, un grand nombre de contrôles sans organisation intelligible risque de faire perdre un temps significatif à l’utilisateur. S’ils sont classés par thème, la lecture des résultats est alors facilitée. Par exemple il peut être pertinent de distinguer les tests liés à la conformité technique du fichier FEC, de ceux qui portent sur la qualité des écritures et des processus comptables.

Par ailleurs, certains tests sont donnés à titre informatif (par exemple le nombre de lignes que contient le fichier), alors que d’autres traitent du risque fiscal et sont donc à considérer avec une attention particulière. L’utilisation de pictos et/ou de codes couleur (vert, orange, rouge...) est d’un grand renfort pour prioriser les actions correctives à mener.

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Le travail collaboratif

Prenons le cas d’un groupe qui possède de nombreuses entités juridiques et qui souhaite lancer simultanément des contrôles sur plusieurs fichiers. Dans ce contexte, les outils en ligne sont très utiles lorsqu’ils permettent le travail collaboratif, c’est-à-dire lorsque plusieurs collaborateurs peuvent se connecter et utiliser en parallèle les fonctionnalités d’analyse.

Certaines plateformes vont plus loin. A titre d’exemple, citons la possibilité d’ajouter des commentaires sous chaque résultat. Cette fonctionnalité est bien utile pour se préparer à un contrôle fiscal. Si plusieurs collaborateurs peuvent éditer et lire les annotations en même temps, l’équipe gagne très largement en efficacité ce qui est non négligeable au vu des délais très courts fixés par l’administration.

L’exploitabilité des résultats

Facilité

Les résultats des contrôles doivent être facilement exploitables par les utilisateurs. L’interface pourra intégrer une explication synthétique du test effectué. Idéalement les résultats seront explicités avec un niveau de détail satisfaisant, c’est-à-dire une synthèse en premier niveau de lecture puis la possibilité d’accéder en un clic aux détails des écritures.

Export

La possibilité d’exporter les résultats et le détail des écritures erronées sur un outil bureautique ou un tableur s’avère être une option intéressante. En effet, il est parfois utile de transmettre une feuille Excel par exemple aux équipes IT en charge du paramétrage du logiciel comptable pour demander des actions correctives. De même, il faut prendre en compte la capacité de la plateforme à générer un rapport au format Word et/ou PDF, et qui intègre les annotations laissées par les utilisateurs.

L’installation et le paramétrage du logiciel

L’installation informatique du logiciel et son paramétrage sont des étapes importantes car elles conditionnent la qualité des analyses menées.

En local, certains logiciels demandent un effort particulier pour l’installation et la configuration. Parfois, les techniciens de l’éditeur doivent intervenir sur place, et la configuration peut nécessiter une intervention régulière du service informatique de l’entreprise. Dans le cas d’une plateforme en ligne, aucune installation n’est requise. Le service est généralement disponible immédiatement après la souscription, ce qui procure une expérience utilisateur bien plus agréable et surtout un gain de temps non négligeable.

En ce qui concerne le paramétrage précédant le lancement d’une analyse, il faut parfois renseigner une dizaine de champs, adapter certains paramètres à la situation… Les meilleurs outils ne demandent quant à eux aucun paramétrage : en renseignant uniquement le SIREN et les dates de l’exercice, ils déroulent automatiquement l’intégralité des tests.

Les limites du logiciel vis-à-vis de la taille du FEC

Le FEC est l’export de l’intégralité de la comptabilité dans un format normé par l’administration fiscale. En cas d’interconnexion du logiciel de production comptable avec des outils tiers (par exemple de gestion des stocks), le FEC peut comporter un nombre significatif de lignes. Dès lors, la taille du fichier peut rendre impossible l’utilisation d’un logiciel installé en local.

Les solutions en ligne mobilisent quant à elles des serveurs qui ont une capacité de traitement bien plus importante. Même si une limite technique peut exister, celle-ci est généralement très haute et rarement atteinte.

La conformité RGPD

Depuis le 25 mai 2018, les entreprises établies sur le territoire européen ou les entreprises qui visent le public européen doivent respecter le Règlement Général pour la Protection des Données. Il s’agit d’une directive européenne concernant la collecte et l’usage des données personnelles.

Le FEC peut comporter des données personnelles. Par conséquent, en tant que dépositaire de ces données, l’entreprise doit veiller, sous peine de sanctions, à la conformité de ses prestataires au regard du RGPD.

Dès lors, la plateforme retenue devra présenter les garanties suffisantes en termes de confidentialité et de traitement des données personnelles, et être conforme au RGPD. Ces garanties sont le plus souvent intégrées dans les conditions générales d’utilisation ou la charte de confidentialité. Il convient naturellement d’y prêter attention.

Le mode de paiement

Certaines solutions facturent au nombre de fichiers analysés, voire au poids des fichiers ou au nombre de lignes. D’autres proposent un système d’abonnement. En fonction du nombre de FEC à contrôler, il convient de s’interroger sur le mode de facturation adapté à sa situation.

En effet, souhaitez-vous mettre en place une politique active de contrôle de toutes les entités qui composent votre groupe ? Etes-vous un cabinet d’expertise-comptable ou d’audit avec pour objectif de contrôler plusieurs centaines de FEC ? De la réponse à cette question découle le choix du mode de facturation le plus adapté.

La qualité du support de l’éditeur

Pour faire face à d’éventuelles questions sur l’utilisation du logiciel et l’exploitation des résultats, la disponibilité d’une équipe support joignable facilement est un atout indéniable. Les éditeurs peuvent par exemple proposer des pages FAQ ou des guides d’utilisation. Mais le plus agréable pour l’utilisateur reste de pouvoir échanger avec un conseiller par téléphone, et d’avoir la possibilité de converser avec lui directement depuis l’interface (par le biais d’un chat par exemple).

Le Fichier des Écritures Comptables occupe une place de plus en plus prépondérante au sein des directions comptable, fiscale et financière de l’entreprise ; mais également pour l'administration fiscale qui opère ses vérifications de comptabilité à partir du FEC. Choisir son logiciel d’analyse du FEC apparaît désormais comme une étape importante et nécessaire.

Mener des analyses préventives sur ses écritures comptables avec une plateforme performante, c’est bénéficier des mêmes capacités de contrôle que l’administration. Au-delà du risque fiscal, c’est aussi profiter de technologies de data-mining pour explorer toute sa donnée comptable, identifier des anomalies susceptibles de générer des pertes de trésorerie, tirer des enseignements quant à la qualité des procédures comptables… Le champ des possibles est vaste !

Pour exploiter ce potentiel, ComptaSecure est un logiciel en ligne d'analyse du FEC qui offre de nombreux contrôles : conformité du fichier, cohérence comptable, risque fiscal, audit interne… Véritable AuditTech avec une expertise reconnue en data-mining des données comptables, ComptaSecure a l’ambition d’offrir la solution d’analyse et d’audit du FEC la plus complète et la plus ergonomique du marché.