Experts-comptables : 6 bonnes pratiques pour gérer vos FEC

Veiller à l'archivage des FEC chaque année après la clôtureLe FEC est désormais au cœur du contrôle fiscal des entreprises. En première ligne aux côtés de leurs clients, les professionnels du chiffre se doivent de les accompagner au mieux sur le sujet.

L'adoption de nouveaux réflexes permet de relever le défi de la gestion du FEC en cabinet, et de s'adapter à la mutation du contrôle fiscal.

La mise en place du Fichier des Écritures Comptables (FEC) s'inscrit dans une tendance à l'intensification et l'informatisation des contrôles fiscaux. Aujourd'hui, la DGFiP procède à des analyses exhaustives des FEC des entreprises. Demain, les procédures de contrôle deviendront plus systématiques.

C'est pourquoi le FEC représente un véritable enjeu pour les cabinets d'expertise-comptable qui sont amenés, selon leurs missions, à produire ou examiner ce fichier pour leurs clients. « Le FEC est le premier élément transmis au vérificateur lors d'un contrôle fiscal. En cas d'erreurs ou d'impossibilité de transmettre le fichier, la procédure de contrôle démarre sur de mauvaises bases... et pose la question de la responsabilité de l'expert-comptable », souligne Fabrice Heuvrard, expert-comptable, commissaire aux comptes et co-rapporteur du Congrès 2019 de l'Ordre des Experts-Comptables.

L'adoption de bonnes pratiques facilitera la gestion des FEC en cabinet.

Définir les responsabilités de chacun dans la lettre de mission

Premier impératif pour gérer le FEC en cabinet : s'assurer que les tâches et responsabilités sont clairement réparties entre l'expert-comptable et son client dans la lettre de mission qui les lie. « Si cela n'est pas fait, en cas de désaccord, le juge statuera presque systématiquement en faveur du client non-professionnel », rappelle Fabrice Heuvrard.

Ainsi, la lettre de mission doit impérativement préciser à qui revient la charge de produire le FEC. Il faut également mentionner si le fichier doit être contrôlé par l'expert-comptable et quelles sont alors les vérifications attendues ; et évoquer la question de son archivage.

Point de vigilance : même si l'expert-comptable n'est pas en charge du FEC (en révision ou en compilation des comptes par exemple), il est tenu à son devoir général de conseil à l'égard de son client. Il doit dans tous les cas lui rappeler les règles de tenue d'une comptabilité informatisée, son obligation de présenter un FEC lors des contrôles et l'avertir des risques encourus si ces règles ne sont pas respectées.

Vérifier les écritures avant leur validation définitive

De nombreux cabinets utilisent le mode brouillard des logiciels comptables pour travailler. Cela permet de saisir les écritures de manière temporaire avant leur validation définitive, qui intervient de manière mensuelle ou trimestrielle.

Un diagnostic des FEC provisoires en amont de la validation des écritures est tout indiqué afin de repérer d'éventuelles anomalies. « Après validation, on ne peut plus modifier les écritures. Le mode brouillard permet de contrôler la présence d'erreurs, et les corriger le cas échéant », explique Fabrice Heuvrard.

Cette pratique est le gage d'une clôture plus sereine : les écritures ayant été vérifiées avant chaque validation périodique, le FEC généré sera exempt d‘erreurs facilement évitables, et l'activité du cabinet lissée sur l'année.

Analyser systématiquement le FEC de l'exercice clôturé

Pour évaluer et réduire le risque fiscal de leurs clients, les cabinets comptables ont tout intérêt à analyser les FEC de manière systématique après la clôture de l'exercice. L'objectif ? Contrôler la conformité du fichier aux normes de format de l'administration, sa qualité comptable et surtout la cohérence des informations qu'il contient avec les déclarations de l'entreprise.

On constate en effet que des anomalies sont régulièrement présentes dans le FEC, généralement dues à des problèmes de paramétrage du logiciel comptable ou à des erreurs de saisie. Ces anomalies peuvent susciter l'attention des vérificateurs, par exemple si les montants HT et TVA d'une écriture ont été inversés, ou s'il existe un décalage entre le FEC et la liasse fiscale qui a été déposée...

« L'analyse du FEC, c'est de la prévention du contrôle fiscal. A défaut de pouvoir le faire de manière systématique, il est a minima indispensable de procéder à des contrôles sur les FEC des dossiers aux plus forts enjeux fiscaux, par exemple ceux qui sont les plus susceptibles de faire l'objet d'un contrôle », illustre Fabrice Heuvrard.

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Veiller à l'archivage des FEC chaque année après la clôture

En cas de contrôle fiscal, le délai pour fournir le FEC est court. Pour éviter les pénalités, mieux vaut donc que les FEC soient archivés de manière sécurisée après chaque clôture. Or, ce n'est pas toujours le cas. « Légalement, le client doit conserver toutes ses liasses et sa documentation fiscale pendant la période minimale de conservation. Cependant les FEC ne sont pas soumis à cette obligation, et sont généralement produits et conservés en local sur un ordinateur, sans sauvegarde… » témoigne le spécialiste.

Il importe donc que les experts-comptables rappellent à leurs clients les bonnes pratiques en termes d'archivage de FEC. Lorsqu'ils en sont eux-mêmes chargés, ils doivent opter pour des solutions de conservation qui permettent d'assurer l'intégrité du fichier. « En l'archivant dans mon outil cloud, j'ai la garantie qu'il ne peut pas être modifié dans le temps », précise Fabrice Heuvrard.

Ne pas négliger la notice explicative

Document descriptif pouvant accompagner le FEC, la notice explicative est un bon outil pour faciliter le dialogue avec l'administration fiscale. Elle permet de signaler d'éventuelles anomalies dans le fichier, de les justifier, et de porter à la connaissance de la DGFiP les particularités de la comptabilité de l'entreprise. « On crée généralement une notice quand il y a un mode de fonctionnement spécifique, par exemple pour expliquer la codification des pièces ou toute information permettant de faciliter le contrôle », raconte Fabrice Heuvrard. C'est une manière de devancer les interrogations des vérificateurs.

Au cœur des flux comptables de leurs clients, les professionnels du chiffre sont bien placés pour leur proposer une aide dans la rédaction de ce document. C'est aussi l'occasion d'y préciser leur intervention et de détailler la répartition des tâches avec leur client, et donc des responsabilités.

Former les collaborateurs du cabinet

« Si les associés des cabinets d'expertise-comptable sont très sensibilisés aux enjeux du FEC, il ne faut pas négliger le besoin de formation des collaborateurs qui se chargent de la production comptable et dont le travail se reflète directement dans le fichier », souligne Fabrice Heuvrard.

Pour homogénéiser les pratiques, il devient important de mettre en place un guide de saisie à l'échelle du cabinet, et d'émettre des recommandations pour uniformiser la production comptable. Cela suppose parfois d'abandonner certaines habitudes chez les collaborateurs comptables : limiter les écritures de centralisation, abandonner certains libellés « à risque », renseigner systématiquement un numéro de pièce...

Afin d'améliorer la gestion des FEC au sein du cabinet, des formations peuvent aussi être dispensées pour renseigner les collaborateurs sur le cadre juridique du FEC et ses évolutions, les enjeux de sa production, l'utilisation du logiciel comptable pour son extraction ou d'outils de contrôle.

Une opportunité à saisir

Pour répondre au mieux aux enjeux de gestion posés par le FEC, les professionnels du chiffre disposent de nouveaux outils. Des logiciels, qui permettent de faire tourner des analyses automatisées sur plusieurs fichiers en parallèles, sont ainsi particulièrement adaptés à la gestion des FEC en cabinet comptable. De quoi gagner en productivité et booster la capacité des experts-comptables à prévenir le risque fiscal de leurs clients. « Demain les contrôles de l'administration fiscale sur le FEC seront plus automatiques. Nous, professionnels, sommes donc engagés dans une « course aux armements ». A horizon 10 ou 15 ans, je pense que ce que nous vendrons sera une capacité à analyser le risque fiscal, comprendre et hiérarchiser les anomalies et anticiper le contrôle fiscal », prévoit Fabrice Heuvrard.