FEC : comment vérifier sa conformité avant un contrôle fiscal

Récupérer le FEC de l’entreprise est la première demande du vérificateur lors d’un contrôle fiscal. Le fichier doit impérativement répondre aux normes techniques attendues au risque sinon d’être jugé non recevable. Or, malgré les années écoulées depuis la mise en place du FEC comme outil normé de contrôle de l’Administration, les fichiers générés par les entreprises ne sont pas systématiquement conformes. Notre étude le démontre.

5 000 euros d’amende et un éventuel redressement majoré. Telles sont les sanctions prévues pour le dirigeant qui, lors d’un contrôle fiscal, ne transmet pas son FEC sous 15 jours ou ne présente pas un fichier conforme aux exigences de l’Administration.

Si à son introduction en 2014, les vérificateurs de la DGFIP ont fait preuve de tolérance, ce n’est désormais plus le cas. Or, la production d’un FEC conforme n’est pas encore acquise pour un grand nombre d’entreprises. C’est l’un des enseignements de l’étude menée par notre Data Analyst, Kikala Traoré. Celle-ci se base sur les résultats d’analyse de plus de 10 000 FEC importés sur notre plateforme ComptaSecure ces cinq dernières années. Parmi ses utilisateurs, des DAF, des directeurs comptables, des directeurs fiscaux et des experts-comptables qui l’utilisent pour le compte de leurs clients. Les données exclusives ainsi obtenues démontrent l’importance de vérifier la conformité de ce fichier. Un réflexe gage de sérénité et facile à mettre en œuvre.

Une conformité du FEC encore approximative

Lorsqu’un contrôle fiscal lui est notifié, par le biais d’un avis de vérification de la comptabilité, une entreprise doit rapidement fournir - en les produisant elle-même ou auprès de son expert-comptable lorsqu’il est chargé de la tenue de sa comptabilité –ses FEC répondant aux normes détaillées à l’article L47 A-1 du LPF.

Notre étude montre que cela est loin d’être une formalité. En effet, pas moins de 25,1% des fichiers analysés font apparaître des anomalies ou des avertissements concernant l’existence, l’ordre et le nommage des champs obligatoires – des critères pourtant essentiels au respect des normes de la DGFiP. Par ailleurs, 15,7% des fichiers utilisent des caractères n’appartenant pas aux jeux autorisés. Ces problèmes peuvent rapidement remettre en cause la recevabilité des fichiers.

L’Administration impose également que certaines colonnes soient obligatoirement renseignées. Or, dans plus de 10% des cas, celles-ci présentent des champs vides. De même, près de 16% des fichiers analysés depuis 2018 ont révélé des ruptures de séquence dans les numéros d’écritures. Bien qu’interdites, ces ruptures peuvent être justifiées dans certains cas. En les identifiant précisément, ComptaSecure permet d’investiguer et de préparer une explication en amont.

Soumettre un FEC à une analyse de conformité en amont d’un contrôle est donc l’occasion de vérifier sa recevabilité et d’identifier, à l’avance, les points susceptibles d’interpeler le vérificateur. Ainsi, en plus de tester le respect du fichier aux normes techniques attendues, les analyses de ComptaSecure s’attardent aussi sur le format des informations présentes dans les différents champs et s’assurent de leur cohérence.

En permettant de reconstituer la balance générale à partir du FEC, la plateforme aide les entreprises à se préparer au contrôle fiscal. « À partir du moment où l’on peut voir les erreurs en amont et anticiper le contrôle, ce dernier est beaucoup plus simple. Lorsque le contrôleur pose des questions sur les anomalies, on est déjà prêt à répondre », assure ainsi Antoine Lanusse, Chief Financial and Operating Officer Europe de Volcom.

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Améliorer les processus

Cette analyse assure donc d’entamer un contrôle fiscal dans de bonnes dispositions. Cependant, son utilité ne s’arrête pas là. Les dirigeants et les experts-comptables s’en servent aussi en cours d’exercice, ComptaSecure pouvant également analyser des FEC non-définitifs. Les résultats permettent ainsi d’identifier au fil de l’eau les anomalies et de remonter à leur origine.

Éprouver la conformité est particulièrement utile pour les entreprises dont la situation spécifique entraîne des difficultés à extraire les écritures comptables au format requis. C’est le cas par exemple des filiales françaises de groupes internationaux dont les ERP ne sont pas forcément bien configurés pour les générer. Notre client Volcom, marque du groupe américain Liberated Brands, en a fait l’expérience. En analysant son FEC généré par un ERP américain avec notre solution, la PME a pu détecter les erreurs à corriger et déterminer les modifications à apporter à ses processus pour exporter in fine un fichier répondant aux normes de la DGFiP.

Une solution d'analyse de conformité automatisée et complète

ComptaSecure répond aux impératifs des dirigeants et des professionnels du chiffre en leur proposant de soumettre leur FEC à une analyse de conformité entièrement automatisée. Quelques clics suffisent pour importer son fichier sur la plateforme en ligne. Les résultats sont disponibles en quelques minutes, sous forme synthétique et détaillée. « J’ai été agréablement surpris par le côté simple d’utilisation de la plateforme, souligne le CFOO de Volcom. Elle est très facile à prendre en main ».

Plus complète que Test Compta Demat, qui ne détecte que les anomalies structurelles du fichier sans donner de pistes pour les résoudre, ComptaSecure propose une analyse approfondie, intégrant des contrôles de cohérence des données. « Test Compta Demat ne procède qu’à des contrôles de format et vérifie que l’on a les bonnes colonnes. Les résultats n’étaient pas aussi détaillés qu’avec ComptaSecure, qui apporte un complément d’informations très utile », témoigne Véronique Couviller, responsable comptable France Europe du groupe SMCP.

En plus d’apporter les précisions nécessaires pour déterminer les éventuelles actions correctives à mener en interne, la solution est capable de corriger des anomalies de format, telles qu’un mauvais nommage du fichier et des formats de champs incorrects, pour générer automatiquement un FEC conforme. Cette fonctionnalité inédite est particulièrement appréciée des équipes finances qui bénéficient ainsi d’importants gains de temps, tout en autonomie.

Vous souhaitez aller plus loin dans l’anticipation du contrôle fiscal et l’amélioration de vos processus ? Soumettez votre FEC à l’analyse Diagnostic de ComptaSecure. Outre la vérification de la conformité du fichier, vous bénéficierez alors d’un diagnostic comptable et fiscal approfondi pour réaliser un véritable pré-contrôle fiscal et découvrir les points qui peuvent attirer l'attention du vérificateur.

Comme toutes nos analyses en libre-service, elle peut aujourd’hui être lancée sur des FEC définitifs ou non grâce à la capacité de notre outil à générer les numéros d’écritures manquants. En particulier, les experts-comptables apprécieront de pouvoir réaliser ces analyses tout au long de l’année, avant même de valider les écritures.