Diagnostiquez votre FEC pour prévenir les risques financiers

Le FEC fourmille d’enseignements pour qui sait l’analyser. Le diagnostic complet de ce fichier est un moyen efficace pour se préparer au contrôle fiscal en détectant d’éventuels problèmes de conformité ou des anomalies en matière d’IS ou de TVA par exemple. Son examen permet d’identifier les points susceptibles d’interpeller le vérificateur. L’analyse préventive des données comptables et fiscales est également un outil au service d’une amélioration continue de la qualité de la comptabilité, de la sécurisation de la fiscalité et de l’efficacité des processus, pour les entreprises comme pour les cabinets comptables. Cette démarche répond ainsi à de nombreux enjeux financiers. Le point sur ce qu’elle peut vous apporter.

Mieux vaut prévenir que guérir. La maxime vaut également dans les domaines comptables et fiscaux. En la matière, pouvoir se projeter et anticiper les problématiques est crucial, pour les entreprises, quelle que soit leur taille, et pour les professionnels du chiffre en général.

Le diagnostic du Fichier des Écritures Comptables (FEC) répond à cet impératif. Un examen exhaustif du FEC permet de se préparer à un contrôle fiscal et d’aborder sereinement cette éventualité. Il répond aussi à une stratégie d’amélioration continue en favorisant une meilleure qualité comptable et une maîtrise accrue du risque fiscal. Si tous n’ont pas encore adopté ce réflexe, les professionnels du chiffre et les entreprises qui se lancent dans la démarche peuvent attester de son utilité. 

Un diagnostic, plusieurs objectifs

Pourquoi réaliser un examen complet de son FEC ? Les réponses à cette question sont multiples, comme l’illustre l’expérience de notre client Volcom, spécialiste de vêtements de surf, skate et snowboard.

Anticiper le contrôle fiscal

Le FEC est au cœur du contrôle fiscal. L’Administration, déjà dotée d’outils de data-mining lui permettant de cibler ses contrôles et d’examiner le fichier de manière exhaustive, continue d’investir dans cette technologie. Réaliser un pré-contrôle fiscal grâce au diagnostic de son FEC, c’est donc utiliser des « armes » similaires à celles dont dispose l’Administration fiscale, et se donner les moyens techniques d’un rapport plus équitable avec elle.

Cela permet d’abord de s’assurer de la conformité du fichier. Un sujet de préoccupation pour Volcom, lorsqu’elle reçoit, fin 2022, une notification de contrôle fiscal. La PME a 15 jours pour fournir à l’Administration les FEC de ses trois derniers exercices. Cependant, elle appartient à un groupe international. Son ERP n’est pas géré en France et la génération des fichiers posait des difficultés. Pour vérifier leur conformité, elle a eu recours à notre plateforme en ligne d’analyse du FEC, ComptaSecure. Les tests lui ont permis d’identifier et de corriger plusieurs anomalies et de comprendre l’origine des ruptures de séquence dans la numérotation des factures.

Pour Antoine Lanusse, CFOO de Volcom, c’est « comme si on avait engagé un auditeur, si l'auditeur était capable de digérer deux millions de lignes en trois minutes. » Plus généralement, le diagnostic du FEC est l’occasion de repérer les anomalies susceptibles d’interpeller l’Administration. Ainsi, comme pour Volcom, l’examen du fichier vous aide à expliquer les potentielles anomalies au vérificateur. 

La plateforme permet entre autres :

• de reconstituer la liasse fiscale et la balance générale à partir des données du FEC pour vérifier leur concordance avec celles générées par l’ERP de l’entreprise. Les vérificateurs de la DGFiP peuvent d’ailleurs aisément reconstituer la balance générale d’une entreprise pour la comparer aux informations transmises dans sa liasse fiscale.
• de consolider la notice explicative grâce aux résultats de l’analyse. Renseigner la notice est un geste très apprécié par l’Administration, qui la reçoit trop peu souvent, et qui aide à réduire le temps consacré aux échanges avec le vérificateur.

→ Découvrez notre modèle de conception de la notice explicative

Adopter une démarche de contrôle continu

Convaincue par son premier passage du FEC au crible des algorithmes, Volcom souhaite désormais y recourir de manière trimestrielle. De cette manière, elle peut mettre en place un contrôle comptable continu et renforcer ses processus. La démarche d’analyse du FEC est en effet utile en tout temps. En procédant à des vérifications régulières, une entreprise se donne les moyens de fiabiliser ses bases comptables et fiscales sur le long terme.

Examiner un FEC non définitif (c’est-à-dire un FEC dont les écritures n’ont pas encore été validées), en cours d’exercice, permet d’investiguer le contenu de la comptabilité et de s’assurer de la qualité des processus. Les résultats de notre étude montrent que le terme « annul » apparaît par exemple dans 40% des fichiers, « erreur » dans 38% d’entre eux… Un nombre élevé de régularisations peut indiquer la nécessité d’améliorer le processus comptable.

Les tests vérifiant la répartition des schémas comptables par journal et la répartition des écritures par journal et par mois peuvent notamment être utilisés en ce sens pour repérer au fil de l’eau de potentielles anomalies comptables. En lissant la charge des vérifications sur l’année, les entreprises gagnent en outre du temps au moment de la clôture.

Pour les cabinets d’expertise-comptable, l’étude préventive des FEC présente également un intérêt en vue de sécuriser les dossiers les plus sensibles, dans une démarche de contrôle qualité, tout au long de l’année. Puisqu’elle permet d’effectuer une pré-révision des comptes à tout moment, elle donne lieu à des gains de temps et de productivité particulièrement appréciables pour anticiper la période fiscale.

Outil d’un conseil amélioré, ce travail d’analyse constitue enfin une véritable plus-value pour leurs clients.

→ Consultez notre livre blanc "Le contrôle fiscal à l'ère du FEC - Edition 2023"

Le diagnostic du FEC, une réponse à de nombreux enjeux financiers

Parce qu’il leur apporte de la sérénité face au contrôle fiscal et des informations pour améliorer leurs processus, les entreprises et experts-comptables ont déjà tout à gagner à diagnostiquer le FEC. Mais la démarche est aussi, et en de multiples manières, une réponse à des enjeux financiers.

Éviter les amendes et maîtriser le risque de redressement

Présenter un FEC conforme aux exigences de format et de contenu déterminées par l’Administration est une obligation. Cependant, nos analyses prouvent qu’il n’est pas si facile d’être conforme, même en termes de format. En effet, dans 22,5% des fichiers analysés depuis 2018, les noms des champs ne correspondent pas dans l’ordre à ceux listés dans le tableau du point VII-1° de l’Article A.47 A-1 du LPF.

Il s'agit également de vérifier la qualité comptable du FEC avant de le remettre à l'Administration. Dans 7% des FEC analysés, des alertes ont été émises concernant :

• L'équilibre des écritures,
• La présence et la signification du libellé de l'écriture,
• Le respect de la chronologie entre les dates des écritures, des pièces justificatives et de validation.

L’examen du FEC aide à maîtriser les risques en matière d’IS comme de TVA. Il est notamment possible de détecter la présence de mots clefs mettant immanquablement le vérificateur en alerte. 66,6% des FEC de notre échantillon étudié en comportent, à l’instar de « Villa » qui apparaît dans 13% des fichiers, ou encore de « privé » dans 22%. Des tests permettent aussi de détecter de la TVA trop-déduite sur les factures fournisseurs – dont une potentielle présence a été repérée dans plus de la moitié des fichiers – ou de la TVA non collectée à tort, identifiée dans presque un FEC sur cinq.

Détecter d'éventuelles fraudes

Les indices d’une fraude au chiffre d’affaires font aussi l’objet d’une attention toute particulière de l’Administration fiscale, comme les ruptures de séquences dans les numéros d’écritures ou dans les numéros de factures clients. 8,2% des FEC analysés ont ainsi révélé une numérotation non chronologique et non continue des factures de vente.

Ce n’est cependant pas la seule sorte de fraude que le contrôle du FEC peut identifier. Il est aussi possible de déceler les écritures passées, validées ou lettrées le week-end ou lors d’un jour férié. On peut également dépister d’éventuels règlements en espèces dépassant les 1000 €, seuil maximal autorisé dans la plupart des situations. De tels paiement sont pourtant été repérés dans 6,7% des FEC de nos analyses.

S'épargner des amendes pour non-respect des délais de paiements

Faisant l’objet de contrôles et de sanctions lourdes de la part de la DGCCRF, le respect des délais de paiement est un autre enjeu financier de poids pour les entreprises. L’amende peut atteindre plusieurs millions d’euros.

L’année dernière, 170 entreprises ont été condamnées, pour une amende moyenne de 104 007 €. La vérification du FEC permet de tirer un signal d’alarme en détectant les éventuels retards de règlement aux fournisseurs et ainsi se mettre à l’abri des sanctions.

À vous de jouer !

Les résultats des analyses le montrent, il y a beaucoup à gagner pour les entreprises, comme pour les cabinets d’expertise-comptable, à diagnostiquer ses FEC. Cette démarche répond tant au besoin d’anticiper le contrôle fiscal qu’à celui de faire progresser continuellement ses pratiques pour améliorer sa comptabilité et sa fiscalité.

Dans cette optique, l’analyse Diagnostic de ComptaSecure - avec près de 90 tests portant à la fois sur la conformité du FEC, la qualité comptable, le risque fiscal et de fraude, le contrôle interne et la gestion et la trésorerie - fournit une solution clef en main aux professionnels désireux d’exploiter le plein potentiel de leurs FEC.

La technologie ComptaSecure, se basant sur des algorithmes de data-mining et d’intelligence artificielle, enrichis continuellement depuis 20 années par l’expérience de nos analystes expérimentés en la matière, est aussi la seule qui permette de repérer des incidents comptables à l’origine de montants perdus mais récupérables, le tout dans une solution en ligne. Ainsi, un tiers des FEC passés au crible de ComptaSecure a fait apparaître au moins un potentiel double paiement.